Evalueren en Reflecteren voor teams

Evalueren helpt niet altijd om als team te groeien

Om stappen te zetten in je ontwikkeling of om samen verder te komen als team is het heel logisch om af en toe te evalueren. Je wilt immers leren van je ervaringen. 

Zitten we nog op de goede weg met elkaar? Hoe staan we ervoor als team bijvoorbeeld? Het is momenteel een roerige tijd met allerlei ontwikkelingen die op ons af komen. Om klaar te zijn voor wat er nog komen gaat wil je alert blijven en stappen zetten. Veel mensen vullen hiervoor de laatste tijd onze  op Lencioni gebaseerde scan over ‘frustraties van teamwork’ in. Daarmee krijg je snel in beeld hoe het er voor staat. Maar alleen het invullen hiervan biedt helaas nog geen enkele garantie tot verbetering. Dus moeten we erover praten. We gaan onszelf en onze teamprestaties evalueren. Maar brengt ons dat echt verder? Soms niet. Hoe kan dat en wat is het alternatief? Lees verder, want daar gaat dit artikel precies over.

Waarom Evalueren meestal niet leidt tot verbeteringen

Evalueren lijkt dé manier om te leren van je ervaringen. Maar de manier waarop je terugblikt is van grote invloed is op je werkelijke leerervaring en daarmee ook op je mogelijkheden om in de toekomst echt anders te handelen voor een betere uitkomst. Dit geldt zowel voor jou als individu, maar ook voor je team of je afdeling. Helaas is de manier waarop mensen en teams reflecteren, niet altijd de manier die het meeste oplevert…

Om uit te leggen wat we hiermee bedoelen, gebruiken we graag het model van de ijsberg van McClelland. Als je het plaatje bekijkt dan zie je een gedeelte van onszelf dat zich boven de zeespiegel bevindt en een gedeelte dat zich onder de waterlijn bevindt.

Boven de waterlijn bevindt zich ons zichtbare gedrag. Datgene wat we dus doen. Dit gedrag wordt gestuurd door onze kennis en onze vaardigheden.

Maar gedrag, kennis en vaardigheden zijn gebaseerd op iets wat niet direct zichtbaar is. Onder de oppervlakte bevinden zich namelijk onze opvattingen, overtuigingen en onze normen. Ze bepalen wat wij ergens van “vinden”.

Op een nog dieper niveau bevinden zich onze (kern)waarden, onze drijfveren datgene wat we werkelijk belangrijk vinden en onze identiteit of ons karakter. Dit alles geeft sturing aan de vraag: wat wil je (ten diepste).

Reflectie boven de waterlijn is ‘slechts’ Evalueren

De meeste ‘reflectie’ die gedaan wordt, gaat over het deel dat zichtbaar is boven de waterlijn.

Veel gestelde evaluatievragen zijn dan ook:

• Wat was het resultaat?
• Komt het resultaat overeen met de doelstelling die we hadden?
• Wat hebben we gedaan om dit resultaat te krijgen?
• Wat zouden we/ik anders moeten doen om een beter resultaat te halen?

Twee voorbeelden:

Individu: Edzo werkt als verkoopmedewerker in een grote elektronicawinkel. Zijn verkoopresultaten vallen wat tegen, in vergelijking tot zijn collega’s. Tijdens een evaluatie van de cijfers komt dit duidelijk boven water. Hij heeft zijn targets niet gehaald. Hij heeft ook minder contact met klanten dan zijn collega’s. Hij stapt eigenlijk nooit op klanten af om te helpen bij het koopproces. Hij krijgt de tip om dit vaker te doen. Na enige tijd wordt opnieuw gekeken naar de resultaten. Edzo heeft iets vaker mensen aangesproken, maar nog steeds zijn de resultaten slechter dan van zijn collega’s.

Team: Een managementteam klaagt over het feit dat gemaakte afspraken door de teamleden niet echt worden opgevolgd. Waar tijdens de vergadering wel enthousiasme is over voorgenomen acties blijken deze in de praktijk toch niet echt met veel energie te worden opgepakt. Er wordt besloten om het overleg te intensiveren en een actielijstje te maken met namen en rugnummers. Het gevolg is dat mensen gaan afzeggen voor het overleg omdat ze ineens allerlei andere spoedjes hebben.

In beide voorbeelden is gekeken naar gedrag en resultaten van het gedrag. Men ontdekte wat er gedaan moest worden om tot betere resultaten te komen. Toch leidt dit in beide voorbeelden niet tot de gewenste ontwikkeling of verandering.

Soms lijkt het eenvoudig om je gedrag aan te passen maar in de praktijk blijkt dit toch veel lastiger. Bedenk zelf maar eens hoe lastig het is om minder te snoepen, of te stoppen met roken. Vaak is er eerst iets anders nodig om tot daadwerkelijke verandering te komen.

Van Evaluatie naar Reflectie

Wanneer je dus merkt dat het jou of jouw team niet goed lukt om ander gedrag te laten zien ondanks dat je precies denkt te weten wat er nodig is, zal je een stapje dieper moeten gaan. Het wordt tijd om onder de waterlijn te kijken. De vraag waarom je het hebt gedaan zoals je het hebt gedaan komt zo aan de orde en die gaat over je overtuigingen, opvattingen, waarden en normen. Juist die elementen zijn bepalend voor het gedrag dat we boven de waterlijn laten zien. Naast de eerstgenoemde evaluatievragen, die nog steeds zinvol zijn, krijg je dan bijvoorbeeld de volgende verdiepingsvragen:

• Waarom heb ik het werk op deze manier aangepakt?
• Welke aannames doe ik daarbij, vooraf en tijdens het werk?
• Welke overtuiging(en) over het werk en over mezelf liggen onder deze aannames?
• Kloppen die overtuigingen eigenlijk wel?