Vergaderen is een manier om samen met anderen informatie uit te wisselen, te discussiëren en tot besluiten te komen. Als het goed verloopt, wordt alle kennis aan de vergadertafel gebruikt. Na afloop van de vergadering is de relevantie informatie gedeeld en zijn er goed afgewogen beslissingen genomen.
Ongetwijfeld heb je uiteenlopende ervaringen opgedaan. Soms liep het soepel, efficiënt en kwam je met veel energie uit de vergadering. Maar je hebt vast ook wel eens meegemaakt dat je mentaal afhaakte en dat je de energie voelde wegstromen. Je kon je hoofd er niet bij houden, het ontbrak ook aan structuur en het volslagen onduidelijk wat het doel was van de vergadering.

Écht goed vergaderen is eigenlijk topsport. De vergadering verloopt soepel als iedereen met de volle aandacht gericht is op het gezamenlijke resultaat. Dat vraagt iets van een voorzitter, maar zeker ook van de deelnemers.

Om te zorgen dat je jouw aandacht blijft richten op het gezamenlijke resultaat en je daarmee dus optimaal deel kunt nemen aan het overleg willen we hieronder de zogenaamde aandachtscirkels van Eberspächer aan je voorleggen. Deze theorie helpt je om je bewust te zijn van het feit dat je je aandacht kunt sturen en dus ook invloed hebt op jouw “prestaties” aan de vergadertafel.

De aandachtscirkels van Eberspächer

Eberspächer was een Duitse sportpsycholoog die ontdekte hoe belangrijk focus of aandacht was om maximaal te kunnen presteren. Hij ontwikkelde de zogenaamde aandachtscirkels. Een veel gebruikt hulpmiddel van topcoaches. Als je maximaal gefocust bent dan zit je in cirkel 1. Het komt echter regelmatig voor dat je in een andere cirkel zit met je focus. Zeker tijdens een crisissituatie. Hieronder leggen we je per cirkel uit welke factoren hierin een rol kunnen spelen en geven we tips over wat je kunt doen om dit bij jezelf te beïnvloeden.

Cirkel 1: Ik en mijn taak

Je bent enkel bezig met je taak. Tijdens het overleg is dat: goed luisteren naar informatie van anderen, inbrengen van jouw (relevante) informatie, deze informatie kritisch combineren, afwegen, verbanden zien, actief bijdragen aan de vergadering met steeds de maximale aandacht voor het gezamenlijke doel. Je denkt snel, nauwkeurig, efficiënt en laat je niet afleiden.

Cirkel 2: Directe afleidingen

Verstoringen kunnen je afleiden van je taak. Denk bijvoorbeeld aan het geluid van een telefoon van anderen of van jezelf die nog afgaan, of een gebrek aan goede vergaderstukken. Maar ook fysiek ongemak zoals bijvoorbeeld een te warme ruimte, slechte stoelen, hoofdpijn enzovoort halen je uit cirkel 1. En dan is er natuurlijk nog het gebrek aan vergaderdiscipline; mensen praten door elkaar, of er schuiven mensen later aan of vertrekken eerder. Allemaal directe verstoringen die jou afleiden van je taak.

Tips:
Als je de mogelijkheid hebt om hierop in te grijpen, doe het dan zodat je weer in cirkel 1 terecht komt. Heb je die mogelijkheid niet omdat zich nu eenmaal zaken voordoen die wel afleiden, maar die je niet kunt opheffen, wees je jezelf er dan van bewust, accepteer dat het is zoals het is zodat je het los kunt laten. Ook op deze manier kun je weer terug naar cirkel 1. Zolang je niet kunt accepteren wat er is, zit je aandacht bij de irritatie en als je er geen invloed op hebt dan is dit verspilde energie. Kortom, directe afleidingen: doe er wat aan, of accepteer het.

Cirkel 3: “Wat ik eigenlijk zou moeten kunnen”

De irritatie die kan ontstaan bij cirkel 2 geldt nog sterker in cirkel 3. In deze cirkel ben je  vooral bezig met gedachtes over “hoe het behoort te zijn”. Je aandacht ligt bij het vergelijken van de werkelijkheid met de ideale situatie. “Ik zou toch meer informatie gehad moeten hebben om me voor te kunnen bereiden,  ik ben vergeten een telefoontje te plegen, ik heb hier nooit een mailtje van gezien, ik ben niet goed op de hoogte, ik had moeten weten dat personen X en Y ook hier aan tafel zitten, ik heb mijn mening niet goed naar voren kunnen brengen, ik mis informatie, ik  wist niet dat we vandaag al een besluit zouden nemen, doordat dit overleg uitloopt, ben ik straks te laat…”.

Allemaal frustrerende gedachtes die je afhouden van de taak waar je op dat moment primair mee bezig zou moeten zijn; actief deelnemen aan het overleg. Het is meestal ruis waar je in het hier-en-nu niets mee kunt.

Tips
Noteer het en ga er na het overleg mee aan de slag. Of, als het echt heel belangrijk is en je kunt er wel iets mee, maak dan de keuze om dit te doen en stap uit het overleg. Zolang je niet kiest en de gedachtes uit cirkel 3 niet loslaat, ben je niet effectief.

Cirkel 4 en 5: Winnen of verliezen en de gevolgen daarvan

In de sport ben je in cirkel 4 en 5 bezig met winnen of verliezen en de gevolgen daarvan. Je legt hierin je focus bij de prestatie van een ander en vergelijkt die met die van jou.  Hierdoor gaan emoties een rol spelen. Tijdens het overleg kan zoiets ook ontstaan. Stel dat iemand zegt: “Had je niet eerder met deze informatie kunnen komen?”. Of dat iemand op jouw bijdrage reageert met: “Hier kan ik helemaal niks mee!”.  Of je krijgt niet het woord van de voorzitter terwijl je wel een mening hebt over een te nemen beslissing. De meeste mensen zijn hier gevoelig voor en dan kan bijvoorbeeld onzekerheid op gaan spelen;  “Word ik wel voor vol aangezien?”.  Of je krijgt de neiging om terug te “slaan” door in de tegenaanval te gaan. Wat een goede discussie had kunnen zijn wordt een wedstrijd. Jullie zitten dan samen in cirkel 4. En zelf zit je misschien wel in cirkel 5, wat er zou kunnen gebeuren als je hier niet goed uit komt, als je “verliest”. Hoe dan ook, je bent niet meer met je primaire taak bezig bent. Hoe kom je hier uit?

Tips:
Het begint met bewustwording, de kans is groot dat je dan zelf al weer met een andere focus terug bent in de vergadering. Maar stel dat anderen nog wel in het winnen/verliezen zitten. Wat kan je dan doen?  Enkele suggesties zijn: Benoem het, bijvoorbeeld door te zeggen: “Deze discussie lijkt een wedstrijd te worden over wie er gelijk heeft. Maar volgens mij willen we samen toch uiteindelijk de beste oplossing vinden?” Of je gunt jezelf een timeout als de emoties hoog zijn opgelopen.

Cirkel 6: Wat doe ik hier?

Misschien herken je dit gevoel wel. Je zit bij een vergadering en ineens vraag je jezelf af wat je er eigenlijk doet. Je aandacht bij de vergadering en het moment is volledig weg en je zou veel liever ergens anders zijn (omdat je nog genoeg andere dingen te doen hebt). Het kan zijn dat je volledig de meerwaarde van het overleg uit het oog bent verloren. Je ervaart het als tijdverspilling. Wat doe je dan?

Tips
In dit geval is het belangrijk dat je eerst toetst bij jezelf of dit een terechte constatering is of niet. Als het wel terecht is, vraag dan aan de anderen of het oké is dat je het overleg verlaat. Het kan ook zijn dat anderen hetzelfde gevoel hebben. Dat er geen duidelijke structuur meer in het overleg is en dat we voor de vorm nog bij elkaar zitten. Het is dan heel mooi als je zoiets bespreekbaar kunt maken. Hierdoor help je niet alleen jezelf, maar ook de anderen. De uitkomst kan zijn dat iedereen het eens is en dat het overleg wordt afgebroken, of dat er besloten wordt om weer gezamenlijk te focussen op het te behalen resultaat waarop iedereen weer mentaal aanwezig is.

En nu?

Zoals duidelijk zal zijn, geldt niet alleen voor topsport maar ook tijdens vergaderingen dat de cirkels van aandacht helpend kunnen zijn om je hoofd er bij te houden. Wees je tijdens ieder overleg bewust van waar jou aandacht ligt en neem de verantwoordelijkheid om te zorgen dat je optimaal deelneemt aan het overleg. Zie vergaderen als iets wat nuttig moet zijn, zie het als dé plek waarin het resultaat meer is dan de som der delen. En kijk of je de anderen kunt ‘besmetten’ met deze verwachting. Bijvoorbeeld door dit artikel te delen of door een teamcoach van P&A Talentontwikkeling in te schakelen voor een stuk coaching-on-the-job. Vergaderen als topsport. Focus en positieve energie zorgen voor een topresultaat.