Feedbackrijke cultuur ontwikkelen: zo doe je dat!

Pieter van der Haak

Pieter van der Haak

Feedbackrijke cultuur ontwikkelen

Het bouwen aan een feedbackrijke cultuur is een steeds belangrijker thema in organisaties. Dit artikel gaat over feedback, maar eigenlijk gaat het over beter samenwerken. En de competentie om goed te kunnen samenwerken wordt iedere dag belangrijker. Vaste structuren verdwijnen, mensen laten zich lang niet altijd meer sturen door regels, hiërarchie of vaste procesafspraken. De mens is in de kern een sociaal wezen. Samen hebben we meer toegevoegde waarde. In nieuwe organisaties, of in organisaties die willen innoveren is goed samenwerken de sleutel tot succes. En om goed samen te werken is Feedback essentieel. Het goed kunnen geven en ontvangen van Feedback draagt bij tot:

  • Betere samenwerking
  • Sneller leren van je ervaringen
  • Meer vertrouwen
  • Prettige werksfeer

Wanneer je werkt in een omgeving waarin het geven van feedback de norm is, dan kun je gewoon lekker aan het werk. Ontbreekt de feedback dan ontstaat er vaak veel “ruis”: Onduidelijkheden, roddels, onuitgesproken verwachtingen enzovoort. Maar hoe kun je er als leidinggevende voor zorgen dat er een feedbackrijke cultuur ontstaat?

Havard Business deelde onlangs een interessant Engelstalig artikel over een feedbackrijke cultuur. In het artikel beschrijft Ed Batista welke vier essentiële elementen die nodig zijn voor het creëren van een feedbackrijke cultuur.

In vier stappen op weg naar een feedbackrijke cultuur

  1. Het creëren van een veilige en vertrouwde omgeving
  2. Evenwicht brengen tussen negatieve en positieve feedback
  3. Feedback integreren in het normale dagelijks gedrag
  4. Het goede voorbeeld geven door de leidinggevende

1. Het creëren van een veilige en vertrouwde omgeving

Open en eerlijke feedback kan alleen als mensen zich veilig voelen binnen hun werkomgeving. Maar hoe draag je daar aan bij als leidinggevende?

Om veiligheid en vertrouwen te creëren:

  • Leer elkaar kennen
    Zorg ervoor dat collega’s elkaar beter leren kennen. Dit vereist niet veel tijd of intensieve, persoonlijke toelichtingen – alleen al bijvoorbeeld vragen hoe het weekend was of het delen van je eigen verhalen kan hier aan bijdragen. Een teamuitje, gezamenlijke lunch of koffiepauzes kunnen er ook voor zorgen dat de teamleden elkaar beter leren kennen. Zorg er als leidinggevende dus voor dat er een klimaat is waarin dit makkelijk georganiseerd kan worden.
  • Praat over emoties
    Bij het geven van feedback komen vaak emoties los bij de ontvanger. Gevoelens van schaamte, teleurstelling, frustratie en soms zelfs woede. Wanneer er ruimte in de organisatie is om ook emoties met elkaar te delen, draagt dit bij aan een gevoel van veiligheid en vertrouwen. Als leidinggevende zul je in staat moeten zijn dit soort emoties zelf te delen en het bij anderen te kunnen benoemen.
  • Maak het oke om ‘nee’ te zeggen
    Een feedbackrijke cultuur wil niet zeggen dat je maar te pas en te onpas feedback naar je hoofd geslingerd krijgt. Het moet ook oké zijn om even “nee” te zeggen. Mensen hoeven zich niet verplicht te voelen om altijd open te staan voor feedback. Sterker nog, het komt de feedback juist ten goede wanneer dit kan worden uitgesteld tot het moment dat iemand er wel klaar voor is. Dit maakt de bereidheid om de feedback te ontvangen groter.

2. Evenwicht in negatieve en positieve feedback

We denken vaak dat goede feedback eerlijke kritiek is, maar positieve feedback is ook feedback. En daar ontbreekt het vaak aan. We zijn bang dat het onoprecht klinkt of dat je als slijmbal wordt bestempeld. Daarnaast denken we dat we zwak overkomen als we iemand positieve feedback geven. Doordat we het zo weinig doen, zijn velen van ons er niet erg goed in.

Recent onderzoek aan de Universiteit Gent in België geeft aan dat positieve feedback stimuleert tot zelfontplooiing. Psycholoog John Gottman, Universiteit van Washington, gaat nog verder in zijn studie van lange termijn relaties. Hij merkt op dat in de meest succesvolle relaties de verhouding van positieve tot negatieve interacties 5:1 is. Sterke relaties zijn afhankelijk van oprechte positieve feedback – dus het is belangrijk om hier mee te oefenen.

Om het evenwicht te vinden:

  • Geef positieve feedback … en laat het daarbij
    Te vaak gebruiken we positieve feedback om de klap op te vangen voor het leveren van kritiek. Dit zorgt ervoor dat de positieve feedback in waarde degradeert.
  • Begin klein
    We missen elke dag kansen om positieve feedback te geven, want we hebben het idee dat alleen grote overwinningen discussie waard zijn. Als we gedrag zien dat we willen stimuleren, moeten we het erkennen en onze waardering uiten.
  • Complimenteer inspanning, geen bekwaamheid
    Onderzoek door Stanford psycholoog Carol Dweck suggereert dat het complimenteren van aanhoudende inspanningen, zelfs in mislukte pogingen, helpt bouwen aan veerkracht en vastberadenheid, terwijl het complimenteren van talent en bekwaamheid resulteert in afkeer en verhoogde gevoeligheid voor tegenvallers.

3. Normaal dagelijks gedrag

Als feedback geven normaal gedrag is dan moet dat ook zo worden ingezet. Feedback geven is dagelijkse routine, het hoort er gewoon bij en maakt onderdeel uit van de dagelijkse communicatie. Als feedback alleen gebeurt op ongebruikelijke tijden (zoals een functioneringsgesprek of als er iets is fout gegaan), zal het nooit echt een (normaal) onderdeel van de organisatiecultuur worden. Het hoort thuis in het dagelijks leven – op een wandeling door de gang, aan het einde van een vergadering of bij een kopje koffie.

Tips om feedback “normaal” te maken:

  • Wacht niet op een speciale gelegenheid
  • Maak er geen complex, moeizaam proces van
    Neem gewoon een paar minuten (of zelfs een moment) om het te doen.
  • Werk in het openbaar
    Bepaalde gesprekken kun je het best één-op-één houden, maar te vaak doen we er heel ingewikkeld over door het volledig buiten het zicht van anderen te houden. Wanneer er voldoende veiligheid en evenwicht aanwezig is, kan zelfs kritische feedback worden gegeven in het bijzijn van anderen. Dit geeft niet alleen de aanwezigen de kans om te leren van de besproken kwesties, het stelt mensen ook in staat om te zien hoe je effectiever feedback kunt geven en ontvangen.

4. Persoonlijke Verantwoording – voorbeeld gedrag van de leidinggevende

Wil je als leidinggevende een feedbackrijke cultuur in je organisatie bevorderen? Dan zul je zelf het juiste voorbeeld moeten geven. Uit onderzoek van Lynn Paine en collega’s van Harvard Business School blijkt dat werknemers erg gevoelig zijn voor hiaten tussen vastgestelde waarden en de daadwerkelijke praktijk. Als je als leidinggevende niet bereid bent om risico’s op dit gebied te nemen, zullen zij dit ook niet doen. Waarom zouden ze? Dit betekent niet dat je het als leidinggevende altijd goed moet doen. Als je risico’s durft te nemen, zul je natuurlijk een aantal fouten gaan maken. De sleutel is te leren door vallen en opstaan en de fouten te zien als essentiële leermogelijkheden. Laat de mensen om je heen weten dat jij ook probeert om beter te worden in het geven en ontvangen van feedback en vraag om input over hoe je dit kunt doen.

Geen woorden maar daden:

  • Wees transparant
    Iedereen om je heen – collega’s, leidinggevenden, medewerkers uit je team – moet weten dat het verbeteren in het ​​geven en ontvangen van feedback een permanent aandachtspunt is.
  • Stel vragen
    Je kunt zeker als leidinggevende niet achterover leunen en wachten tot feedback zich aandient. Als je feedback wilt integreren in de cultuur, vraag er dan expliciet om.

(Bron)

Van Feedback naar Feedforward

Heb jij het gevoel dat er in de organisatie waar je werkt verbetermogelijkheden zijn met betrekking tot het thema Feedback? Lees dan ook eens ons artikel over Feedfoward (en waarom dit beter is dan feedback).

Deel dit artikel:

Email
Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn

Laatste artikelen:

Volg ons:

Meer van dit soort artikelen ontvangen?

Schrijf je in voor de P&A Booster!

We respecteren je privacy en gaan zorgvuldig met je gegevens om.

Meer inspiratie ontvangen?

Schrijf je in voor de P&A Booster!

We respecteren je privacy en gaan zorgvuldig met je gegevens om.

×