12 tips voor jouw online meeting
Wij onderzochten voor jou wat wel en niet werkte om de online meeting zo prettig en zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. is het echt anders dan een fysieke ontmoeting of zijn er ook overeenkomsten? P&A begeleidt als meer dan twintig jaar teams op allerlei fronten dus wellicht zijn de lessen uit de normale vergaderpraktijk ook van toepassing op de online vergaderingen.
Online of fysiek; verschillen en overeenkomsten
En dat is zeker zo, eigenlijk zijn er meer overeenkomsten dan verschillen. Het gaat alleen allemaal wat sneller en de do’s en e don’ts hebben meer inpact in een online meeting. Hoe leuk om ‘oude inzichten’ te transformeren naar ‘nieuwe situaties’. We zijn destijds gewoon begonnen te leren van onze ervaringen om stap voor stap tijdens de eigen online meetings meer energie te ervaren en een beter resultaat te verkrijgen. Vervolgens probeerden we de tips die bij ons werkten uit bij onze klanten en met succes. Maar het kan natuurlijk altijd beter. Als jij aanvullende tips hebt om de online meeting nog beter te laten verlopen, laat het ons dan vooral weten.
De tips voor jouw meeting
We hebben twaalf tips verzameld uit eigen inzichten en uit eigen ervaringen. Allereerst enkele technische tips, maar daarna volgen belangrijker zaken; hoe zorg je voor een perfecte samenwerking tijdens een online meeting.
Technische tips
Tip 1: Accepteer tijd om het technisch voor elkaar te krijgen
Als je nog niet zoveel ervaring hebt met online meetings; zoek dan eerst een geschikt platform om elkaar te online te ontmoeten. We hebben gewerkt met Google Hangouts, Microsoft Teams en met Zoom. Het werkt allemaal net even anders. Neem de tijd om even te ontdekken hoe het werkt. Raak niet direct gefrustreerd omdat je tijdens de eerste online meeting tijd kwijt bent omdat zaken niet goed werken of omdat niet iedereen direct snapt hoe het werkt. Als je het een paar keer hebt gedaan dan gaat het daarna gewoon vanzelf. Maar accepteer dus dat dit even ‘inregeltijd’ kost.
Tip 2 Zorg voor een goede internet verbinding
Natuurlijk moet je zorgen dat iedereen een goede wifi verbinding heeft. Als je vanuit huis werkt; je zit boven met een wat matige verbinding en je huisgenoten zitten gelijktijdig op diezelfde wifi een Netflix serietje te streamen of je puberzoon is online aan het gamen met zijn vrienden, dan kan dit ten koste gaan van de kwaliteit. Ondanks een wifi netwerk, is het soms toch slim om nog even een ouderwets kabeltje te trekken.
Tip 3 Zorg voor goede werkplek
Om met voldoende aandacht deel te kunnen nemen is het belangrijk dat ieder teamlid een werkplek heeft waar hij/zij niet wordt gestoord of wordt afgeleid door spelende kinderen, een stapel afwas, of het geluid van anderen op de achtergrond. Dit is niet prettig voor jezelf, maar ook niet voor de anderen. Zorg bovendien voor goede verlichting. Het is namelijk erg prettig dat je elkaar goed kunt zien. We missen namelijk al flink wat non-verbale signalen. Als je dan bijvoorbeeld ook nog eens zit te werken met een raam op de achtergrond waar de zon lekker door naar binnen schijnt, dan kan niemand jouw gelaatsuitdrukking zien vanwege het tegenlicht. Zet zonodig een lamp voor je op tafel, naast je bureauscherm om jezelf goed in de spotlight te zetten.
Tip 4 Regel ook parallel een chatkanaal
Zelfs als de wifi goed werkt, dan nog kan het gebeuren dat er ineens iemand verdwijnt uit de online vergadering. In zo’n geval is het erg handig om nog wel met die persoon te kunnen communiceren. Wij hebben naast Hangouts ook onze Whatsapp groep erbij (via Whatsapp Web). Op het moment dat iemand uitviel, kon er snel via Whatsapp Web toch met die persoon worden gecommuniceerd.
Tip 5 Regel een omgeving waarin je documenten kunt delen
Het is erg makkelijk dat iedereen tijdens de vergadering toegang heeft tot de vergaderstukken. Wij werken zelf met Microsoft Sharepoint, maar er zijn ook andere mogelijkheden natuurlijk. Het blijkt heel praktisch te zijn als je gezamenlijk in hetzelfde document kunt werken. Maar het hangt natuurlijk helemaal af van de doelen van de bijeenkomst.
Tips voor meer energie en efficiëntie in jouw online meeting
Voldoende over de meer technische tips. Hieronder volgen de tips die helpen om te zorgen voor een energiek, efficiënt en effectief virtueel teamoverleg.
Tip 6 Zorg voor een vergaderagenda
Iedereen heeft zijn eigen koffie ingeschonken, is ingelogd en is klaar om te beginnen. Maar waar gaan we het allemaal over hebben? Door elkaar praten is vooral tijdens een virtueel overleg bijzonder ineffectief. Er ontstaat dan al snel chaos die gevolgd wordt door een stilte waarbij iedereen wat voor zich uit naar het beeldscherm zit te staren…. Waar hadden we het ook al weer over? Een absolute voorwaarde voor het overleg is dan ook de vergaderagenda. Die zou van te voren al bekend moeten zijn, maar als dat niet zo is, dan is het van belang om die vrijwel aan het begin op te stellen met elkaar. Hierbij is de mogelijkheid om documenten met elkaar te delen heel erg prettig (zie ook tip 5). Iedereen kan dan gelijktijdig de vergaderagenda zien, en als het wordt aangepast kan iedereen dit ook direct meelezen.
Bij ieder vergaderpunt moet duidelijk zijn: Waar gaan we het over hebben en waarom; is het een vergaderpunt ter informatie (beeldvorming), meningsvorming (oordeelsvorming) of is het iets om over te beslissen (besluitvorming) of om acties aan te verbinden.
Tip 7 Zorg voor een voorzitter/facilitator
Meer nog dan tijdens een fysieke meeting is het bij een online meeting essentieel dat er iemand is die het vergaderproces leidt. We missen online heel veel non-verbale signalen, we kunnen dus minder snel zien dat iemand op het puntje van zijn stoel zit om iets in te brengen. We hebben ook minder snel in de gaten als iemand is afgehaakt. Een goede voorzitter of facilitator houdt dit in de gaten. Hij of zij bewaakt het proces en geeft de deelnemers het woord. Als er afspraken worden gemaakt dan hebben we in de fysieke omgeving soms voldoende aan een instemmend knikje van elkaar. Online zie je dat minder goed. Een voorzitter kan er voor zorgen dat er aan iedereen expliciet even wordt gevraagd of hij/zij het eens is met de gemaakte afspraken.
Soms staat iemand als vanzelf op om een dergelijke voorzittersrol op zich te nemen. Maar zelfs dan is belangrijk om dit ook even expliciet te benoemen. Dat geeft diegene namelijk de vrijheid om deze rol zonder remmingen goed neer te zetten. Het legitimeert bovendien de voorzitter om waar nodig in te grijpen.
In sommige teams wil iedereen vooral inhoudelijk deelnemen en dan is het combineren van de rol van voorzitter en deelnemer lastig. In zo’n geval kan het werken om even een externe facilitator in te schakelen. Vanuit P&A Talentontwikkeling doen wij dat regelmatig in de fysieke werkomgeving. En inmiddels blijkt voor ons ook in de virtuele omgeving een waardevolle rol te zijn weggelegd.
Tip 8 Wijs een “notulist” aan
Nadat we anderhalf uur hadden vergaderd vroeg ik mezelf af wat we inmiddels allemaal hadden afgesproken. Te laat dus! Het is verstandig om van te voren te benoemen wie voor het team de nodige aantekeningen maakt. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een actie/besluitenlijst om te voorkomen dat we tijdens een volgend overleg opnieuw over dezelfde zaken in gesprek moeten gaan.
Tip 9 Zorg dat iedereen als mens is “ingecheckt”
Om er voor te zorgen dat iedereen ook echt actief en met een vrij gevoel kan deelnemen aan de online vergadering, moeten we zien los te komen van wat ons kan afleiden. Hiervoor hanteren we, net als bij een fysieke teammeeting, een korte check-in procedure. Misschien is dat voor veel mensen wat onwennig in het begin, maar geloof ons; het is super effectief. Het zorgt er voor dat iedereen met zijn volle aandacht aan het overleg kan deelnemen. Wat we eigenlijk van elkaar willen weten zijn zaken als: Hoe is het met je, waar kom je vandaan en ben je in staat om hier aanwezig te zijn? Inchecken is belangrijk om even om te schakelen en je aandacht te kunnen richten. Zeker in deze tijd, maken veel mensen zich zorgen en om daar even los van te komen is het belangrijk dat je ze kunt uitspreken. Dit werkt in een regulier overleg heel goed, maar in een virtueel overleg is dit misschien nog wel belangrijker. Bij een overleg aan de vergadertafel kan de vraag zijn of iemand lijfelijk én mentaal aanwezig is, bij een virtueel overleg kan je alleen maar wensen dat iemand in ieder geval mentaal aanwezig is. (Meer lezen over Inchecken lees je in dit artikel)
Het hoeft overigens niet lang te duren, maar zelfs als op een dag meerdere malen wordt vergaderd dan nog is het van belang om dit even snel te doen. Hoe is het met jou? “Ja, prima ik ben er bij!” kan ook al voldoende zijn. Maar soms spelen er andere zaken die een grotere invloed op het welbevinden van mensen hebben. “Ik had net mijn schoonvader nog aan de lijn, hij is bezig met een chemokuur en het goede nieuws is dat het heel goed met hem gaat. Ik merk dat me dat wel oplucht”.
Tip 10 Hou het kort
De productiviteit van het overleg neemt af, naarmate het langer duurt. Dit geldt overigens niet alleen voor vergaderingen, maar ook voor ons normale werk. Hieronder een afbeelding uit het boek Focus Aan/Uit van Mark Tichelaar waarmee het verband tussen de tijd en de productiviteit is weergegeven.
Wij hebben gemerkt dat online vergaderen, als je het goed doet, erg intensief is. Je hebt je volle aandacht nodig en het is dan ook nuttig om de meeting niet te lang te laten duren. Na ca. 45 minuten tot een uur ontstaat vaak de eerste vermoeidheid. Je kunt er dan voor kiezen om een pauze in te lassen van 10 minuten, of je beëindigt de vergadering en plant een nieuw moment, later op de dag.
Tip 11 Kies voor een linker -of rechterhersenhelft meeting…
Binnen ons team hebben we vaak nogal uiteenlopende onderwerpen op de agenda staan. Zo zaten we destijds nog midden in een transitie waardoor er diverse bedrijfsvoering punten op de agenda stonden. Daarbij namen we ook vaak even de lopende projecten door en natuurlijk waren we toen we begonnen met online meetings nog druk met allerlei praktische zaken rondom de Coronacrisis. Gelijktijdig wilden we ook in gesprek met elkaar over de meer strategische, visionaire of creatieve thema’s. We merkten dat dit slecht te combineren is.
“Na anderhalf uur is alle creativiteit verdwenen”
Na anderhalf uur bedrijfsvoeringszaken is er geen energie meer om te brainstormen of om te filosoferen over de ontwikkelingen op langere termijn. Vanuit de kennis over ons brein weten we dat je voor operationele zaken zoals planning, financiën en andere praktische zaken een beroep doet op het linker gedeelte van je hersenen. Kennelijk is het zo dat na een langdurige belasting van dit deel van ons brein, de andere helft op vakantie gaat. Want om die na anderhalf uur aan te spreken blijkt een schier onmogelijke taak. Er kwam niks meer uit. We besloten dan ook om linker- en rechter hersenhelft thema’s niet tijdens dezelfde meeting op de agenda te zetten. En wat bleek; de effectiviteit werd vele malen hoger.
Door dit bewust zo te kiezen gaan we de meeting al in met de juiste mindset. Het wordt een linker- of rechter hersenhelft meeting. En dan lopen de vergaderingen vele malen soepeler. Je bent voorbereid om allerlei logische/verstandelijke zaken met elkaar af te tikken, of je hebt zin om even lekker associatief, creatief aan de gang te gaan met elkaar. Beide online meetings geven, als ze niet te lang duren, veel energie. Het mixen van onderwerpen doen we niet meer.
Tip 12 Blijf leren van je ervaringen
Na ieder overleg evalueren we heel kort hoe het overleg door iedereen is ervaren, wat het heeft opgeleverd en wat we eventueel nog kunnen verbeteren om de volgende keer nog beter samen te werken. Ook dit kan kort, maar het is zonde om de kans te laten liggen om jezelf als team te blijven ontwikkelen. En daarnaast is het ook prettig om te vernemen wat er allemaal goed is gegaan.
En nu jullie!
Tot zover onze tips. Mocht je aanvullingen hebben, laat het dan weten. En mocht je hulp willen bij het verbeteren van jouw eigen online meetings, neem dan vooral contact op.
