Regelmatig horen we mensen klagen over het probleem van volle mailboxen. Niet alleen tijdens teamtrainingen is dit een gehoord probleem, maar online hoor je ook steeds meer geluiden dat mensen er klaar mee zijn. Zo werden we onlangs gewezen op de website www.wequitmail.nl. Een initiatief van mensen die klaar zijn met het oude systeem en oproepen tot een week detoxen. De boodschap is kraakhelder: stop met e-mailen. Maar is dit mogelijk? Of is de overvloed aan e-mail verkeer onderliggend aan een veel groter probleem in organisaties?

Terug naar de menselijke maat

Het probleem van organisaties waar medewerkers zitten die last hebben van overvolle mailboxen is dat ze weer terug moeten naar de ‘menselijke maat’. In onze optiek is de overvloed aan email een symptoom van iets onderliggends. Vaak liggen er patronen ten grondslag aan overvloedig mailen. Bijvoorbeeld:

• Conflict vermijdend gedrag (een email sturen is toch makkelijker, dan iemand recht in de ogen kijken)
• Verantwoordelijkheden uit de weg gaan (Veel cc’en, zodat iedereen op de hoogte is en de verantwoordelijkheid niet alleen meer bij jou ligt)
• Het is een ‘domme’ gewoonte (Soms voorkom je met één telefoontje 6 mailtjes heen en weer)

Onze ervaring is dat in organisatie waar mensen klagen over te veel e-mail er vaak meer aan de hand is. De kans is groot dat overleggen waarschijnlijk te lang duren, (te)veel mensen betrokken worden bij bepaalde zaken en dat er een stroperige besluitvorming is.

Een cultuurprobleem oplossen met regels?

De vraag is of je een cultuurprobleem kunt oplossen door als organisatie met e-mail te stoppen. Je kunt als organisatie of medewerker mee doen met de actie van wequitemail.nl of je formuleert regels over het gebruik van e-mail, maar als het een cultuurprobleem betreft ga je het hiermee nooit redden. Als je mensen wilt veranderen, zul je de context – de bedrijfscultuur – hierin moeten meenemen.

Het herformuleren van DE BEDOELING

Het begint met het helder krijgen van waarom we ook elkaar weer met elkaar samenwerken. Wat was ook al weer de bedoeling? Wat willen we betekenen voor wie? Soms zijn we zo met het systeem bezig en de procedures dat we vergeten waarvoor we het ook al weer doen. En als de BEDOELING weer helder is, wat zijn dan onze onderliggende kernwaarden? Van waaruit, vanuit welke drijfveren werken we samen als team, afdeling of organisatie? En welk gedrag past daarbij? Stel dat je als team als kernwaarde ‘betrokken’ hebt. Stuur je dan nog steeds een email naar je collega of is het beter om hem even persoonlijk te spreken? Het gaat erom dat je het met elkaar eens bent over de kernwaarden, waaraan je vervolgens het gedrag koppelt. Mailen is slecht één gedragsuiting. Maar wat dacht je van de manier van vergaderen met elkaar. Of over actiepunten die bijvoorbeeld steeds weer terugkomen. Of de manier waarop we elkaar al dan niet helpen om gezamenlijk onze doelen te halen? En tenslotte; hoe zit het met het nemen van verantwoordelijkheid?

Tips om het email patroon te doorbreken

Terug naar de email-stress.

Heb je de “Bedoeling” en de Kernwaarden voor je team/organisatie scherp, dan kun je aan de slag met doorbreken van het patroon. We hebben hiervoor een aantal belangrijke tips op een rij gezet:

1. Neem kleine stapjes

Het is natuurlijk niet handig om van de één op de andere dag het e-mail verkeer te schrappen. Dat roept bergen met weerstand op en de sceptici zullen hun best gaan doen om te bewijzen dat het een dom idee is. Begin dus klein, start a movement… Om te beginnen kun je starten met één team of afdeling en dit stapsgewijs in de hele organisatie doorvoeren. Beperk je in eerste instantie tot het interne e-mail verkeer. Het alternatief? Pak de telefoon of loop eens bij iemand langs.

2. Spot op vooruitgang

Maak inzichtelijk welke vooruitgangen er zijn geboekt. Zoeken mensen bijvoorbeeld meer fysiek contact met elkaar? Hebben ze meer tijd over? Onderbouw je verhaal niet alleen met cijfers, maar laat ook de stem van medewerkers horen. Wat heeft hen dit al opgeleverd? Deel de successen. Laat ook gerust tegengeluid horen, dit zorgt er voor dat mensen hierover met elkaar in gesprek blijven. Hier ligt een belangrijke taak voor de leidinggevende.

3. Maak het een bewust proces

Veel dingen doen we gewoon zonder er bij na te denken. Dit is ook zo met het email verkeer. Als je wilt dat dingen veranderen, moet je er weer bij stil staan. Regel dus iets om het water aan de kook te houden. Vorm bijvoorbeeld buddy’s die elkaar scherp houden, plan evaluaties en blijf het onder de aandacht brengen.

4. Communiceer veelvuldig over de ‘Why’

Blijf veelvuldig communiceren over de ‘Why’. Waarom minder e-mail verkeer? Om de overvolle mailboxen tegen te gaan? Om weer meer fysiek met elkaar in contact te zijn? Zorg er ook voor dat het duidelijk is of het om een experiment gaat of dat de verandering voor de lange termijn is.

5. Goed voorbeeld doet goed volgen

Veranderingen die niet worden uitgedragen door goed voorbeeldgedrag vanuit de top van de organisatie zijn gedoemd te mislukken. Wil je iets voor elkaar krijgen, dan moet je dus eerst het management zien te overtuigen en niet alleen dat, zij moeten ook laten zien dat ze doen wat ze zeggen.

Aan de slag met houding en gedrag

Kortom, als de overvolle mailboxen een symptoom zijn van de onderliggend probleem in de organisatiecultuur, ga dan eerst met houding en gedrag aan de slag.

Vanuit P&A brengen wij tijdens teamtrainingen de onderstroom in beeld, helpen we het team en de leiding te focussen op de BEDOELING, brengen we de kernwaarden van de afdeling of het team in kaart en werken we aan andere vormen van omgaan met elkaar. Menselijker en doelmatiger.