15 tips om je vergadering te pimpen

arrow_1.png
afbeelding bij blog over tips om je vergadering te pimpen

De beste 15 tips om je vergadering te pimpen

Vergadering pimpen? In deze blog 15 tips om dit te doen, want zeg nou zelf, dat teamoverleg… wat vinden we daar eigenlijk van?

Misschien herken je dit wel: zo’n overleg dat begint met de gebruikelijk koffie en altijd op een iets later tijdstip dan gepland, mensen nemen hun standaard posities in en de teamleider begint te praten. Iedereen reageert op zijn gebruikelijke manier. Je hebt de mensen die altijd even hun ei kwijt willen, collega’s die altijd te laat zijn of altijd eerder weg moeten en andere collega’s die tussendoor met hun smartphone aan het spelen zijn of op hun tablet druk zijn met andere zaken.

We doen een rituele dans met elkaar die niet veel meer is dan  informatie delen die voor 80% al bekend was en voor 15% niet relevant.

Actie- en vergaderpunten keren telkens weer terug op de agenda en “vergaderstukken” worden doorgaans nog even snel uitgereikt tijdens de vergadering.

Bestel het Team Dobbelspel

Drie dobbelstenen om de samenwerking in jouw team te verbeteren
tools

Al met al een energie-wegtrekkend gebeuren. Je krijgt er niet het gevoel van dat je een mooi team vormt met aanvullende kwaliteiten, pittige discussies, verdiepende gesprekken enzovoort. Na de vergadering zeggen de meesten: zo nu gaan we weer aan het werk. Kennelijk is de vergadering geen werk, maar een noodzakelijk oponthoud.

afbeelding over effectieve vergadering
15 tips om je vergadering te pimpen

Herkenning? Zou je het anders willen? Dan hieronder 15 tips die makkelijk zijn toe te passen. Tips om de vergadering te “pimpen” én doelmatiger te maken.

Begin met het rondje klagen en roddelen
Voordat mensen rationeel en besluitvaardig kunnen zijn moeten de emoties uit je lijf zijn. Begin daarom de vergadering met een rondje van je af kletsen, een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda. Noem het “heet van de naald” waarmee je alles bedoelt wat er speelt en wat je even van je af wilt praten. We noemen het ook wel ‘inchecken’.

Hoe sterk is jouw team?

Doe de Lencioni scan en ontdek hoe het zit bij jou zit.
Vrijblijvend

Begin bij het einde
Begin de vergadering met een goede samenvatting alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Het wordt dan een soort van selffulfilling prophecy. Je kunt dit ook per agenda punt doen door telkens één persoon (die iets met het agendapunt heeft) te vragen de samenvatting te geven van de discussie die nog moet worden gevoerd.

Toegevoegde waarde van de vergadering helder hebben
Vertel als voorzitter, of vraag aan de voorzitter aan het begin van het overleg waarom we bij elkaar zitten en wat het gaat opleveren. Of stel de vraag: wat zou er misgaan als we dit overleg niet gaan voeren met elkaar.

Start op tijd, eindig op tijd
Beloon ‘op-tijd-komers’ en jezelf door op tijd te starten en te eindigen. Tijd en betrokkenheid is immers duurzaam, dus vermijdt het risico van de afglijdende schaal.

Maximaal 60-90 minuten (‘de pers wacht’)
Overleg alsof je binnen 60 minuten de pers te woord moet staan. Dit dwingt je om prioriteiten te stellen en sneller te beslissen. Of om bewust een keuze te maken om een beslissing nog niet te nemen. Hoe meer tijd, hoe meer herhaling vaak wat eigenlijk niets meer toevoegt.

Overleg staand
Als we staan zijn we actiever. Dit is één van de verklaringen waarom bij staand vergaderen besluiten beter en sneller worden genomen en het overleg dus korter is. Geen tijd om in te zakken en in herhaling te vallen.

Voer een discussie met de ruggen tegen elkaar
Als je elkaar niet ziet, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen. Een leuke techniek om eens uit te proberen. Het levert vaak ineens een heel ander gesprek op.

Agendapunten beginnen met 30 seconden stilte
Dit zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat om een punt te overdenken. Bovendien gaan mensen zich dan vragen stellen, zogenaamd intern dialoog’. Het voorkomt bovendien dat de veelpraters onder ons gewoon de tijd vol gaan kletsen.

Beweeg tussendoor
Bewegen tussendoor creëert ruimte in de hersenen voor nieuwe ideeën en inzichten.

Structuur aanbrengen (B.O.B.A.)
De structuur van B.O.B.A. komt uit de crisisbeheersing en betekent dat je per agendapunt een vaste structuur doorloopt van Beeldvorming (wat is er aan de hand), via Oordeelsvorming (wat vinden we daarvan) en Besluitvorming (wat willen we) naar Acties (wat gaan we doen).

Markt (rondje)
Laat deelnemers een 10 minuten eerder komen en vraag ze op 2 verschillende flapovers te schrijven: 1.) Wat kom ik hier halen én 2.) Wat kom ik hier brengen. Uiteraard met je naam erbij. Een goede manier om verwachtingen te managen, maar ook om effectief vraag en aanbod aan elkaar te koppelen.

Agendapunten in subgroepen wegzetten
Als er veel belangrijke punten zijn om te bespreken en je hebt voldoende vertrouwen in elkaar, dan kun je prima zaken in kleine groepen uit laten discussiëren. Dat vraag om het een en ander los te laten. Als je hier moeite mee hebt dan is er wellicht iets fundamenteels mis in je team. Dan is het goed om een keer los van de standaard agenda elkaar dieper in de ogen te kijken. Tijd voor teambuilding.

Wij helpen jou met het bouwen van sterke teams

Al meer dan 25 jaar ervaring
Sterke Teams

Wissel van stoel
Om fris te blijven is het belangrijk dat mensen niet in patronen gaan vastzitten. Een simpele manier is om te wisselen van stoel. Neem je voor om ieder overleg op een andere plek plaats te nemen en kijk eens wat dat voor jezelf en voor de anderen oplevert.

Plan de vergadering een half uur voor de lunch of aan het einde van de werkdag
Vergaderingen die om 9 uur of om 13.00 uur beginnen lopen altijd uit. Waarom? Omdat de meeste mensen tijd hebben. Om 9 uur neemt iedereen eerst een kopje koffie, wordt er wat gebabbeld en langzamerhand gaan we over tot de agenda. Om 13.00 uur zit iedereen in de lunchdip. Als je om 11.30 een vergadering plant dan hebben mensen al wat honger en hebben ze de neiging om het tempo wat hoog te houden om op tijd klaar te zijn. Ditzelfde geldt voor een vergadering om 16.30 uur. Meestal loopt zo’n vergadering ook niet uit en komen mensen sneller to the point.Stop ermee!
Ga niet vergaderen totdat iemand aangeeft dat hij graag even met je wil overleggen. Vergader dus niet omdat het nu eenmaal is ingepland, maar omdat er daadwerkelijk iets te bespreken is.

We wensen je veel ‘PIMP’-plezier en zijn benieuwd naar jouw ervaringen met deze tips & trucs!

Serious Games inzetten om beter te leren samenwerken?

In samenwerking met Jump Serious Games gebruiken we regelmatig diverse Games als krachtig en inspirerend leermiddel
Serious gaming
Deel dit artikel op je socials
Facebook
Twitter
LinkedIn

Relevante artikelen

Afbeelding over samenwerken en vertrouwen

Vertrouwen op nummer 1 als succesfactor bij samenwerken

Over Samenwerken, Vertrouwen en Psychologische Veiligheid Een gebrek aan vertrouwen is de meest fundamentele frustratie als het gaat om samenwerken in teams. De laatste tijd zien we dit thema steeds vaker terug, vooral in relatie met het thema psychologische veiligheid.

Lees meer >>
afbeelding van inchecken bij teamoverleg

Inchecken als eerste stap bij het teamoverleg

5 redenen voor inchecken bij een effectief overleg Ken je dat? Je begint het teamoverleg, kijkt eens rond en het valt je op dat sommige teamleden nog wat dromerig voor zich uit zitten te staren. Ze zijn weliswaar fysiek aanwezig,

Lees meer >>
Een afbeelding van een sterk team

Een leercultuur is kenmerkend voor sterke teams

Leercultuur is kenmerkend voor Sterke teams  Waarom zijn sommige overheidsorganisaties succesvol en slagvaardig terwijl anderen niet verder komen dan middelmatigheid? Waarom presteren sommige organisaties structureel beter dan hun concurrenten? Wat is het verschil tussen middelmatige teams en succesvolle teams? Het grote

Lees meer >>
afbeelding over de onderstroom in teams en de slechte werksfeer

Slechte werksfeer; kijk naar de onderstroom

Slechte werksfeer effectief aanpakken vanuit de onderstroom Een slechte werksfeer voel je wel, maar je ziet het niet direct. Mensen maken bijvoorbeeld grapjes waarvan je vermoedt dat er nog iets onder zit. Kritiek wordt nooit rechtstreeks geuit maar wordt vaak

Lees meer >>
afbeelding die laat zien dat spelen helpt bij het ontwikkelen van een positieve leercultuur

Wat is een positieve leercultuur

Wat is een positieve leercultuur? Een positieve leercultuur is een werkomgeving waarin team- of organisatieleden iedere dag in staat zijn om het beste in elkaar naar boven te brengen. Dit ontstaat door de aanwezigheid van een collectieve groeimindset en de

Lees meer >>
afbeelding die gaat over feedforward

Feedforward methode voor sterke teams

Wat is is de feedforward methode? De feedforward methode is er op gericht om gevraagde adviezen of tips met elkaar te delen met als doel er samen beter van te worden. Het is geïntroduceerd door Marshall Goldsmith, een Leiderschapscoach in

Lees meer >>
afbeelding van een zelfsturend team

Zelfsturend team; mythe of mogelijkheid?

Zelfsturend team; bestaan ze wel? Zelfsturende teams, bestaan ze, of was het een tijdelijk trend die inmiddels is overgewaaid? Tijdens de Coronacrisis bleek dat sommige managers veel minder toegevoegde waarde hadden dan ze aanvankelijk dachten. Ze keken niet dagelijks mee

Lees meer >>

Op de hoogte blijven?

Regelmatig de nieuwste artikelen en updates ontvangen? Schrijf je dan in!

Lencioni Teamscan

Hoe goed functioneert jouw team? Ontdek het in vijf minuten door het invullen van de Lencioni Teamscan.

Even meedenken?

Heb je een vraag of een specifieke wens? Laat het weten, we denken graag met je mee om een passende oplossing te vinden.
Logo-PA-nieuw (1)
Vind je ons aanbod of een van onze artikelen leuk? Laat het weten!
Nieuwsbrief
Schrijf je in op de nieuwsbrief en ontvang regelmatig interessante artikelen en updates!
Copyright © 2023 Studio Progressus, All rights reserved. Powered by Studio Progressus.