De beste 15 tips om je vergadering te pimpen
Vergadering pimpen? In deze blog 15 tips om dit te doen, want zeg nou zelf, dat teamoverleg… wat vinden we daar eigenlijk van?
Misschien herken je dit wel: zo’n overleg dat begint met de gebruikelijk koffie en altijd op een iets later tijdstip dan gepland, mensen nemen hun standaard posities in en de teamleider begint te praten. Iedereen reageert op zijn gebruikelijke manier. Je hebt de mensen die altijd even hun ei kwijt willen, collega’s die altijd te laat zijn of altijd eerder weg moeten en andere collega’s die tussendoor met hun smartphone aan het spelen zijn of op hun tablet druk zijn met andere zaken.
We doen een rituele dans met elkaar die niet veel meer is dan informatie delen die voor 80% al bekend was en voor 15% niet relevant.
Actie- en vergaderpunten keren telkens weer terug op de agenda en “vergaderstukken” worden doorgaans nog even snel uitgereikt tijdens de vergadering.
Bestel het Team Dobbelspel
Al met al een energie-wegtrekkend gebeuren. Je krijgt er niet het gevoel van dat je een mooi team vormt met aanvullende kwaliteiten, pittige discussies, verdiepende gesprekken enzovoort. Na de vergadering zeggen de meesten: zo nu gaan we weer aan het werk. Kennelijk is de vergadering geen werk, maar een noodzakelijk oponthoud.
15 tips om je vergadering te ‘pimpen’
Herkenning? Zou je het anders willen? Dan hieronder 15 tips die makkelijk zijn toe te passen. Tips om de vergadering te “pimpen” én doelmatiger te maken.
Begin met het rondje klagen en roddelen
Voordat mensen rationeel en besluitvaardig kunnen zijn moeten de emoties uit je lijf zijn. Begin daarom de vergadering met een rondje van je af kletsen, een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda. Noem het “heet van de naald” waarmee je alles bedoelt wat er speelt en wat je even van je af wilt praten. We noemen het ook wel ‘inchecken’.
Begin bij het einde
Begin de vergadering met een goede samenvatting alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Het wordt dan een soort van selffulfilling prophecy. Je kunt dit ook per agenda punt doen door telkens één persoon (die iets met het agendapunt heeft) te vragen de samenvatting te geven van de discussie die nog moet worden gevoerd.
Toegevoegde waarde van de vergadering helder hebben
Vertel als voorzitter, of vraag aan de voorzitter aan het begin van het overleg waarom we bij elkaar zitten en wat het gaat opleveren. Of stel de vraag: wat zou er misgaan als we dit overleg niet gaan voeren met elkaar.
Start op tijd, eindig op tijd
Beloon ‘op-tijd-komers’ en jezelf door op tijd te starten en te eindigen. Tijd en betrokkenheid is immers duurzaam, dus vermijdt het risico van de afglijdende schaal.
Maximaal 60-90 minuten (‘de pers wacht’)
Overleg alsof je binnen 60 minuten de pers te woord moet staan. Dit dwingt je om prioriteiten te stellen en sneller te beslissen. Of om bewust een keuze te maken om een beslissing nog niet te nemen. Hoe meer tijd, hoe meer herhaling vaak wat eigenlijk niets meer toevoegt.
Overleg staand
Als we staan zijn we actiever. Dit is één van de verklaringen waarom bij staand vergaderen besluiten beter en sneller worden genomen en het overleg dus korter is. Geen tijd om in te zakken en in herhaling te vallen.
Voer een discussie met de ruggen tegen elkaar
Als je elkaar niet ziet, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen. Een leuke techniek om eens uit te proberen. Het levert vaak ineens een heel ander gesprek op.
Agendapunten beginnen met 30 seconden stilte
Dit zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat om een punt te overdenken. Bovendien gaan mensen zich dan vragen stellen, zogenaamd intern dialoog’. Het voorkomt bovendien dat de veelpraters onder ons gewoon de tijd vol gaan kletsen.
Beweeg tussendoor
Bewegen tussendoor creëert ruimte in de hersenen voor nieuwe ideeën en inzichten.
Structuur aanbrengen (B.O.B.A.)
De structuur van B.O.B.A. komt uit de crisisbeheersing en betekent dat je per agendapunt een vaste structuur doorloopt van Beeldvorming (wat is er aan de hand), via Oordeelsvorming (wat vinden we daarvan) en Besluitvorming (wat willen we) naar Acties (wat gaan we doen).
Markt (rondje)
Laat deelnemers een 10 minuten eerder komen en vraag ze op 2 verschillende flapovers te schrijven: 1.) Wat kom ik hier halen én 2.) Wat kom ik hier brengen. Uiteraard met je naam erbij. Een goede manier om verwachtingen te managen, maar ook om effectief vraag en aanbod aan elkaar te koppelen.
Agendapunten in subgroepen wegzetten
Als er veel belangrijke punten zijn om te bespreken en je hebt voldoende vertrouwen in elkaar, dan kun je prima zaken in kleine groepen uit laten discussiëren. Dat vraag om het een en ander los te laten. Als je hier moeite mee hebt dan is er wellicht iets fundamenteels mis in je team. Dan is het goed om een keer los van de standaard agenda elkaar dieper in de ogen te kijken. Tijd voor teambuilding.
Wij helpen jou met het bouwen van sterke teams
Wissel van stoel
Om fris te blijven is het belangrijk dat mensen niet in patronen gaan vastzitten. Een simpele manier is om te wisselen van stoel. Neem je voor om ieder overleg op een andere plek plaats te nemen en kijk eens wat dat voor jezelf en voor de anderen oplevert.
Plan de vergadering een half uur voor de lunch of aan het einde van de werkdag
Vergaderingen die om 9 uur of om 13.00 uur beginnen lopen altijd uit. Waarom? Omdat de meeste mensen tijd hebben. Om 9 uur neemt iedereen eerst een kopje koffie, wordt er wat gebabbeld en langzamerhand gaan we over tot de agenda. Om 13.00 uur zit iedereen in de lunchdip. Als je om 11.30 een vergadering plant dan hebben mensen al wat honger en hebben ze de neiging om het tempo wat hoog te houden om op tijd klaar te zijn. Ditzelfde geldt voor een vergadering om 16.30 uur. Meestal loopt zo’n vergadering ook niet uit en komen mensen sneller to the point.Stop ermee!
Ga niet vergaderen totdat iemand aangeeft dat hij graag even met je wil overleggen. Vergader dus niet omdat het nu eenmaal is ingepland, maar omdat er daadwerkelijk iets te bespreken is.
We wensen je veel ‘PIMP’-plezier en zijn benieuwd naar jouw ervaringen met deze tips & trucs!
