Wat is Teaming? Voor sommige mensen een nieuw begrip, voor anderen al bekend en weer anderen noemen Teaming vooral Oude wijn in nieuwe zakken. Hoe zit het nu echt? In dit artikel informeren we jou uitgebreid, maar eerst de drie redenen waarom Teaming zo belangrijk is:

• Teaming is samenwerken met mensen aan een gezamenlijk doel, terwijl er geen tijd is om uitvoerig te investeren in teambuilding.
• Teaming is samenwerken met mensen in steeds wisselende samenstellingen
• Teaming is tijdens het samenwerkingsproces zelf al direct verbeteringen aanbrengen. De brug bouwen, terwijl je er overloopt.

Als één of meer van deze drie zaken relevant is in jouw organisatie, lees dan vooral het hele artikel. Dan ben je op de hoogte van Teaming en krijg je wellicht ideeën hoe je met Teaming aan de slag kunt gaan in jouw omgeving.

Betekenis van Teaming

Teaming is een manier van samenwerken, beschreven door Harvard professor Amy Edmondson (hier de link naar haar TED talk). Voor de kenners, Edmondson is ook degene die het begrip ‘psychologische veiligheid’ op de kaart heeft gezet. Zij omschreef teaming als volgt:

Teaming is de vaardigheid om snel, soepel en slagvaardig samen te werken, onder druk van voortdurende verandering, zelfs met mensen die je nog niet goed kent, om – al doende – een gemeenschappelijk doel zo goed mogelijk te realiseren.

Geen geld of tijd voor “Teambuilding” en toch perfect samenwerken

Edmondson was vooral geïnteresseerd in teams die succesvol met elkaar samenwerkten, zonder dat er veel tijd was geweest om aan ‘teambuilding’ te doen. Dus geen uitgebreide sessies om elkaar beter te leren kennen. Ook geen duidelijke structuur en al zeker geen tijd om uitvoerig te praten over de cultuur binnen het team. En dan toch goed samenwerken, hoe doe je dat?

Een voorbeeld in haar boek is de ramp met een groep mijnwerkers die vast kwamen te zitten in een diepe mijn. Het leek een onmogelijke opgave om deze mannen te redden. Toch is een team van heel verschillende specialisten die elkaar totaal niet kenden daar uiteindelijk in geslaagd. Wat was het geheim?

Maar er zijn ook andere voorbeelden waarbij onder hoge tijdsdruk ineens snel en effectief moet worden samengewerkt. P&A traint bijvoorbeeld veelvuldig multidisciplinaire crisisteams. Denk daarnaast ook bijvoorbeeld teams op de eerstehulpafdeling van ziekenhuizen.

Teaming stap 1: Is er wel een team?

Laten we eerst weer eens stil staan bij de basisvoorwaarden voor goed teamwork. We spreken over een team als er sprake is van deze drie voorwaarden:

1. Er is een gezamenlijk doel en dit gezamenlijke doel is voor alle teamleden relevant en bekend
2. Er is sprake van wederzijdse afhankelijkheid (de teamleden hebben elkaar nodig)
3. De omvang van het team ligt tussen de 5 en 9 personen

Een team van meer dan 10 man is geen team maar een afdeling!

De voorwaarden hierboven zijn bekende voorwaarden lijkt het. En toch krijgen we bij P&A heel vaak de vraag om teams te begeleiden waarbij het dan gaat om bijvoorbeeld een groep van 17 personen.

De klacht is dan bijvoorbeeld dat het “teamoverleg” veel te lang duurt en dat altijd dezelfde personen aan het woord zijn. Of dat bepaalde onderwerpen helemaal niet relevant zijn en dat het overleg heel veel energie kost. Herkenbaar, maar kiezen voor teamontwikkeling is niet de oplossing. Er is dan iets anders nodig…

Maar laten we even terug gaan naar team, want er zijn naast deze vier basisvoorwaarden nog drie relevante voorwaarden:

Drie aanvullende Voorwaarden voor succesvolle teams:

Behalve de hierboven genoemde voorwaarden zijn er nog vier voorwaarden:

4: Volgens Edmondson is de meest belangrijke voorwaarde die van de Psychologische Veiligheid. Dit betekent dat teamleden zich kwetsbaar durven opstellen en open zijn naar elkaar. Dit maakt het mogelijk om constructief om te gaan met de verschillen in het team. In dynamische teams werken vaak mensen van heel verschillende disciplines samen.

5. Verschil benutten is een tweede aanvullende voorwaarde voor dynamische teams. Vanuit P&A stimuleren we dit door te stellen dat iedereen unieke kwaliteiten heeft, dat je elkaars kwaliteiten moet gebruiken. Teamleden hoeven niet overal even goed in te zijn, ze helpen elkaar. Kort samengevat geldt hier de uitspraak: Ontwikkel je talent, organiseer je zwaktes.

6. Een stimulerende maar minimale structuur is de derde uit het rijtje. Te strakke kaders en te sterke sturing of controle is funest voor teaming. Terwijl een beperkte ondersteunende structuur en stimulerende leiding wel nodig is.

Een voorbeeld van een stimulerende maar minimale structuur:

In multidisciplinaire crisisteams, zoals een Copi (Commando Plaats Incident) of een ROT (Regionaal Operationeel Team) werken professionals van brandweer, politie, ambulancedienst en andere disciplines nauw samen om de crisis te beheersen. Hierbij is altijd een persoon aangewezen als operationeel leider/technisch voorzitter. Deze persoon ziet toe op het goed doorlopen van het proces (komt ieder aan het woord, tijdsbewaking). Bovendien kent ieder teamlid de veel gebruikte BOB methodiek (Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming). Dankzij een aantal basisafspraken die iedereen kent kan het team snel aan de slag en begrijpen teamleden elkaar en de werkwijze, ook al is de aard van de crisis, de benodigde aanpak en de samenstelling van de teamleden elke keer uniek.

7. Focus op het leren. Dit is de laatste waarvan wij weten dat hij cruciaal is voor het leveren van de beste teamprestaties. Teaming lukt als de teamleden het oké vinden om fouten te kunnen maken. De focus ligt bij het gezamenlijke doel, maar de weg er naar toe is onbekend. Die zal gezamenlijk moeten worden gevonden. Dynamische teams werken vaak aan unieke vraagstukken, veelal onder tijdsdruk. Ze moeten de brug bouwen terwijl ze er overheen lopen. Dat kan alleen als ze experimenteren, kleine stappen vooruit nemen en steeds reflecteren of ze de juiste dingen doen. Ze organiseren korte leerloops.

Welke teaming vaardigheden zijn belangrijk en waarom?

Het gaat niet vanzelf, dat samenwerken in een team. Er zijn zoals hierboven beschreven zeven zaken die op orde moeten zijn. Daarbij is één van de belangrijkste succesfactoren de Psychologische Veiligheid. Om samen een veilige omgeving te vormen waarin iedereen zo goed mogelijk zijn of haar steentje kan bijdragen zijn vier vaardigheden belangrijk.

• Je uitspreken. Teaming is afhankelijk van eerlijke, directe gesprekken tussen teamleden, waarbij ze vragen stellen, feedback vragen en fouten bespreken.
• Samenwerken dat gebaseerd is op afstemming, wederzijds respect en gedeelde doelen. Wat je teamleden ziet doen is het delen van informatie, afstemmen van activiteiten, bespreken wat wel en niet werkt en het continu zoeken naar extra input en feedback.
• Durven te experimenteren: Dit betekent dat je er van uit gaat dingen niet in één keer goed gaan. Het leren van je acties en de effecten staat juist centraal. Bij teaming zullen de teamleden hun ideeën of acties veel bespreken met hun collega’s. Juist als je in een dynamische context werkt met veel onzekerheid is het testen van hypotheses door te experimenteren een vitaal onderdeel van teaming.
• Evalueren en Reflecteren: De gewoonte om de resultaten van acties te bespreken op hun effecten en eventuele onderliggende aannames te onderzoeken. In sommige teams is dit een tweede natuur en gebeurt dit heel natuurlijk. Als wij een team begeleiden dan is dit eigenlijk ‘core-business’ voor de teamcoach. We zijn continue aan het afstemmen of wat we doen in de begeleiding de juiste effecten oplevert en of onze aannames over wat er gebeurt in de groep nog wel kloppen. In andere teams is het van belang hier een helpende structuur op te zetten, door bijvoorbeeld op ‘logische’ momenten stil te staan en terug te kijken.

Waarom is teaming ineens belangrijk?

Wat Edmondson beschrijft is  zeker niet nieuw. In de crisisteams die wij al jaren trainen is dit al lang bekend en wordt het ook veelvuldig getraind.

De maatschappij is al behoorlijk complex geworden en ook de uitdagingen waar we voor staan zijn complexer. Om in deze tijd als organisatie voldoende wendbaar om te gaan met de complexiteit en de daarbij behorende veranderende omstandigheden wordt er steeds meer in multidisciplinaire team samengewerkt. En vaak zijn dit ook teams van wisselende samenstelling.

Waar we voorheen alle tijd hadden om een beetje aan elkaar te wennen is het nu heel gewoon geworden dat een nieuw samengesteld team binnen een hele korte tijd al de eerste output levert. Teaming is daarmee veel relevanter geworden het is zoals Hans van der Loo in zijn boektitel zo mooi omschrijft, de nieuwe realiteit van samenwerken. Hij schreef dit boek samen met Patrick Davidson. Je kunt het bestellen op Managementboek. Let wel op, het is behoorlijk dik, maar vormt gelijktijdig wel een mooi overzicht t.a.v. teamdynamiek en biedt veel invalshoeken om met Teaming te beginnen.

Wat doet P&A met Teaming?

Of je nu zelf aan de slag gaat of ons vraagt je hierbij te begeleiden, kijk eerst even naar de aard van de teams in jouw organisatie. Wij onderscheiden grofweg drie soorten teams: Stabiele teams, Projectteams en Dynamische teams. Ieder type team kan op een andere manier gefaciliteerd worden. Hieronder hebben we deze indeling in een tabel gezet. Waar zitten jullie teams?

Teaming is een werkwoord

‘Teaming’ is een werkwoord en dat is niet zomaar. Het verlegt de focus van wat een team is (of zou moeten zijn) naar wat mensen doen terwijl ze proberen zo effectief mogelijk samen te werken.

In een relatief stabiele omgeving, met vaste teams is het een prima aanpak om tijd aan teambuilding te besteden en goed na te denken over de inrichting en cultuur in het team. Dit soort stabiele teams kunnen groeien en doorlopen dan vaak een aantal fasen naar volwassenheid. Een eenvoudige basisstructuur en een directieve voorzitter is hierbij meestal niet gewenst, terwijl dit in een dynamisch team juist weer wel nuttig kan zijn.

Dynamisch samenwerken is in veel organisaties het nieuwe normaal

Zoals gezegd, komt het steeds vaker voor dat mensen voor een korte periode, onder tijdsdruk, aan unieke vraagstukken moeten werken. Mensen van heel verschillende disciplines, met verschillende ervaring worden bij elkaar gevoegd om samen een ingewikkelde opdracht uit te voeren of nieuw probleem op te lossen. Ze nemen bovendien vaak tegelijk deel aan meerdere teams. Om mensen te helpen in deze samenwerking succesvol te zijn zetten we het concept van Teaming in als effectief instrument.

Snel inspelen op veranderende omstandigheden

Teaming biedt een visie en werkwijze die organisaties in staat stelt snel te reageren op kansen en bedreigingen in de buitenwereld. Edmondson noemde dit execution-as -learning. Wij noemen dit een leercultuur. Mensen die gewend zijn om vanuit het concept Teaming te werken, ontwikkelen een groeimindset en beschikken over de skills om effectief samen te werken en ‘snel’ te leren tijdens het werk. Je kunt Teaming zien als een motor voor een leercultuur. Wil je de leercultuur in jouw organisatie versterken lees dan dit artikel.

Aan de slag met Teaming?

Je kunt het werken met teams vergelijken met je auto. Als je een reguliere auto hebt die gewoon moet functioneren (als een stabiel team), dan is basaal onderhoud bij de garage voldoende. En als de auto onverhoopt stuk gaat laat je hem repareren. Als je echter een nieuwe auto ontwikkelt (op zonne-energie, of op waterstof) of een wedstrijd rijdt, vraag je hogere prestaties van je auto. Om je auto door te ontwikkelen of te optimaliseren naar een hogere prestatie moeten de onderdelen perfect samenwerken, moet je zaken uitproberen en de ervaringen tijdens de testrondes meteen omzetten in aanpassingen en opnieuw testen.

Wanneer zijn jullie aan de beurt?

De meeste organisatie zullen de komende jaren meer en meer behoefte hebben aan snel werkende multidisciplinaire teams. Het is de kunst om je hier nu al op voor te bereiden door te investeren in een geschikte leercultuur en vaardigheden van de professionals te ontwikkelen.

Als Teaming sowieso al actueel is in jouw omgeving dan zijn er twee mogelijke lijnen die je kunt volgen en waar we je graag bij begeleiden:

1. Werken aan een collectieve Teaming-mindset
2. Coaching on-the-job

Ontwikkel een collectief gedragen Teaming-mindset

Voor sommige medewerkers is werken in dynamische teams even wennen. Het is een kwestie van loskomen van oude patronen en toewerken naar een andere manier van samenwerken. Voor crisisteamfunctionarissen worden teamleden bijvoorbeeld vooraf uitvoerig getrained in de benodigde skills om onder druk samen te werken. Wij hebben trainingsprogramma’s die teamleden voorbereiden om in dynamisch teams samen te werken. We zetten hierbij bijvoorbeeld Serious Games en spelsimulaties in als leermiddelen. Leuk om te doen en zeer effectief.

Coach de dynamische teams “On-the-Job”

De tweede lijn is het begeleiden van dynamische teams, terwijl ze aan het werk zijn. Door het inzetten van inzichten uit bijvoorbeeld Action Learning leren de teamleden goed samen te werken tijdens het werk in de dynamische teams. Een begeleidingsconcept dat perfect aansluit bij het concept van Teaming.

TED Talk Edmondson

Hieronder nog even een veel bekeken TED Talk van Amy Edmondson over Teaming