Heidag organiseren? Plan een Open Space bijeenkomst

Pieter van der Haak

Pieter van der Haak

Organisatieontwikkeling in de veranderende wereld

Organisaties die in deze wereld nog toegevoegde waarde willen hebben moeten meer en meer uit hun comfort zone komen en razendsnel kunnen inspelen op veranderingen. Deze ontwikkeling heeft in veel organisaties al geleid tot het organiseren van heidagen en oneindig veel overleggen van het (top)management. Allemaal met de intentie om nieuwe ideeën/oplossingen te bedenken voor complexe problemen. Het implementeren van deze oplossingen is vaak de grote uitdaging. De medewerkers zijn nog niet betrokken bij de veranderingen en met een beetje pech is de werkelijkheid alweer veranderd, zodat de oorspronkelijke vraag niet meer actueel is. Bovendien is het nog maar de vraag of de gekozen oplossing de juiste is aangezien hedendaagse problemen vaak tamelijk complex zijn en “het management” lang niet alles goed kan overzien. Herkenbaar? In dit artikel bieden we een simpele oplossing voor dit probleem. Maak kennis met: Open Space. Een alternatief voor heisessies.

“Organisaties die in deze tijd nog toegevoegde waarde willen hebben,
moeten razendsnel kunnen inspelen op veranderingen”

De “klassieke” aanpak bij organisatieontwikkelingen

In de klassieke aanpak als het gaat om organisatieontwikkelingen zet de directie vaak eerst een onderzoeksvraag uit. Vervolgens gaat men op onderzoek uit (soms door een externe partij). Hieruit vloeit een rapportage met conclusies en aanbevelingen en op basis daarvan worden voorstellen gedaan. Het management bestudeert de voorstellen, plant heidagen in, neemt een besluit, laat een implementatieplan maken en wijst een projectleider aan. Als je razendsnel wilt inspelen op veranderingen werkt deze methode niet meer. Het kost teveel tijd en het creëert nauwelijks draagvlak bij de medewerkers die het moeten uitvoeren. Daarnaast worden de inzichten en talenten in die in de organisatie aanwezig zijn worden nauwelijks benut. Tijd dus voor een andere aanpak die beter past bij deze tijd, een Open Space bijeenkomst.

Wat is een Open Space bijeenkomst?

Stel jezelf een kleine dorpsgemeenschap voor in bijvoorbeeld Afrika. Een soort van stam. En in die stam doet zich zo nu en dan een probleem waar een oplossing voor moet worden gevonden. Op een zeker moment komen dan de leden van de gemeenschap samen om te spreken over het probleem. Er wordt geen vergadering gehouden, maar mensen zoeken elkaar op om het er over te hebben. Er wordt in kleine groepjes met veel energie en betrokkenheid gediscussieerd. De stamoudsten verzamelen wellicht de inzichten die ontstaan uit de diverse discussies en komen samen met de leden tot oplossingen voor het probleem. Als alles is besproken wat belangrijk werd gevonden houdt de bijeenkomst op. Het is een organisch proces zonder vaste structuur, maar wel gericht op een gezamenlijk doel of een gezamenlijk probleem.

Misschien herken je dergelijke bijeenkomsten in je eigen wereld. Ze ontstaan soms in de wandelgangen, bijvoorbeeld bij een koffieautomaat. Of in de kleedkamer van een sportteam. Of juist ná een georganiseerde vergadering. Ze kunnen overal ontstaan waar mensen met gelijke interesses elkaar ontmoeten.

Open Space inzetbaar bij complexe problemen

In het kort is een Open Space bijeenkomst voor organisaties dus een effectieve methode om complexe vraagstellingen waarbij veel mensen en partijen betrokken zijn, snel op te lossen. Het gaat hier met name op complexe problemen waarvoor:

  • het raadzaam is om alle beschikbare inzichten en talenten te benutten;
  • relatief weinig tijd beschikbaar is;
  • draagvlak en betrokkenheid belangrijke voorwaarden zijn voor toekomstige ontwikkelingen.

Open Space bijeenkomsten zijn van alle tijden, maar ergens in de jaren tachtig hebben dergelijke bijeenkomsten pas de naam ‘Open Space’ gekregen. Harrison Owen (lees bijvoorbeeld Open Space Technology: A User’s Guide) kreeg het idee na het bijwonen van een traditionele conferentie. De deelnemers aan de conferentie gaven aan dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest. Daar hadden ze de echt belangrijke onderwerpen besproken. Je zou een Open Space bijeenkomst dan ook een georganiseerde koffiepauze kunnen noemen.

Het belang van Open Space

Als je loyale, meedenkende medewerkers wilt hebben, zorg er dan voor dat ze een gevoel van eigenaarschap krijgen. Dit doe je met Open Space.

Er zijn drie belangrijke redenen om nu Open Space bijeenkomsten te gaan gebruiken:

1. Optimaal benutten van aanwezige kennis en inzichten

Hoe slim je ook kunt zijn als hogere baas, je weet nooit alles, je hebt altijd blinde vlekken en als het goed is heb je ook niet overal verstand van. In veel organisaties wordt slechts weinig gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en inzichten van het vakmanschap of de praktische en creatieve ideeën. Het komt namelijk helaas nogal eens voor dat mensen een deel van hun denkvermogen aan de kapstok hangen als ze met hun werkdag beginnen. Dat ze gewoon doen wat er van ze wordt gevraagd. Een verspilling. Dat wil je niet toch? Met een Open Space bijeenkomst benut je optimaal de in jouw organisatie aanwezige kennis en inzichten.

2. Snelheid

Met de juiste mensen over dingen praten die er toe doen en zelfs tijdens de bijeenkomst al tot actie over gaan. Veel sneller kan het niet. Vergelijk het met methodes waarin eerst een projectgroep samen meot komen, er agenda’s worden bepaald, notulen geschreven, draagvlak wordt gezocht elders in de organisatie, teruggekoppeld wordt, voorstellen geschreven enzovoort. Met een beetje geluk worden wenselijke veranderingen nog tijdens de Open Space in gang gezet.

3. Betrokken medewerkers

Als je kwalitatief goede medewerkers niet voldoende betrekt, raak je ze kwijt. Medewerkers, zeker de jongere generaties, willen meer gevoel hebben dat hetgeen ze doen er ook daadwerkelijk toe doet. Ze willen toegevoegde waarde hebben en zijn meer dan ooit bereid om verantwoordelijkheid te dragen. Als je loyale, meedenkende medewerkers wilt hebben, zorg er dan voor dat ze een gevoel van eigenaarschap krijgen. Dit doe je met Open Space bijeenkomsten.

Vier Regels en de wet van de Twee Voeten

Het organiseren van een Open Space bijeenkomst vraagt een bepaalde basishouding. Hoe is het om geen gebruik te maken van een agenda, tijdschema, voorzitter of notulist? Vooral voor de mensen die wat behoefte hebben aan controle vooraf ligt hier een persoonlijke uitdaging. Je hebt er veel vertrouwen voor nodig dat het proces goed zal verlopen, ook zonder directe sturing van bovenaf. Er zijn vier gouden regels waarop je zult moeten leunen. Deze regels zijn:

Regel 1: De mensen die komen zijn de juiste mensen.

Regel 2: Wat er gebeurt, is het enige dat er had kunnen gebeuren.

Regel 3: Het moment van aanvang is altijd het juiste moment.

Regel 4: Als ’t klaar is, is het klaar.

Daarnaast geldt de zogenaamde wet van de Twee Voeten zegt:

Als je ergens bent waar je niets kunt leren of bijdragen, ga dan naar een plek waar dat wel kan!

Het komt nogal eens voor dat mensen bij een groepje blijven zitten vanuit een soort van sociaal wenselijk gedrag. Maar ze dragen dan niets meer bij. Sterker nog, ze gaan dan onbewust negatieve energie uitstralen waar anderen last van hebben. Het is dus voor jezelf, én voor je omgeving beter om in dergelijke situaties een andere plek te zoeken.

Hoe werkt een Open Space bijeenkomst?

Voorafgaand aan de Open Space bijeenkomst gaat het er om helder te bepalen wat je wilt bereiken. Wat is het probleem, en wat is de bijbehorende vraagstelling?

Hierna bepaal je wie je wilt uitnodigen om deel te nemen. In principe kan iedereen die betrokken is bij het probleem een nuttige inbreng leveren. Het is belangrijk dat je uiteindelijk die mensen bij elkaar hebt waarvan je het gevoel hebt dat zij gezamenlijk een verschil kunnen maken. Het gaat hierbij niet per sé om mensen met een bepaalde formele positie in een bedrijf, maar meer om de personen zelf. Wie zou je er graag bij willen hebben? Wie heeft toegevoegde waarde? Wie is van zichzelf al betrokken?

Stel vervolgens een uitnodiging op die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat.

Voorbeelden vraagstellingen Open Space

Hieronder zijn enkele voorbeelden opgenomen van centrale vraagstellingen die geschikt zijn om middels een Open Space bijeenkomst aan te pakken.

  • Er is een noodzaak om op korte termijn geld te besparen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening, waar liggen de mogelijkheden?
  • Ons bedrijf is een samenvoeging van twee bedrijven met ieder een eigen cultuur. Hoe maken we gebruik van elkaars sterke punten en hoe komen we uiteindelijk tot één organisatie?
  • We moeten filialen sluiten, hoe gaan we dit zo goed en zorgvuldig mogelijk doen?
  • Onze organisatiecultuur is niet meer passend in de koers die we willen varen, hoe krijgen we hier beweging in?
  • Wat is de toekomt nog de toegevoegde waarde van de afdeling HRM en hoe bereiden we ons daarop voor?
  • Hoe kunnen we het ontwikkelen van nieuwe producten versnellen?
  • Hoe kunnen we veranderen van trendvolger naar trendsetter?
  • Hoe kunnen we bijdragen aan meer veiligheid op de werkvloer?
  • Hoe kunnen we verschillende zorgorganisaties beter met elkaar laten samenwerken?

In de meest elementaire vorm verloopt het als volgt: De bijeenkomst start in een grote kring zonder tafels. De deelnemers formuleren deelonderwerpen waarover ze willen praten met elkaar en tijdens een soort “Markt” worden onderwerpen gekoppeld aan mensen en aan plekken waar de gesprekken plaats kunnen vinden. De groepen gaan vervolgens met elkaar in gesprek. Na afloop van alle discussies worden de resultaten van de groepen met alle deelnemers besproken. In de bijlage wordt de werkwijze wat uitvoeriger beschreven, inclusief enkele suggesties om de bijeenkomst nog wat extra’s mee te geven.

De voordelen van een Open Space bijeenkomst:

Een Open Space bijeenkomst biedt oplossingen voor de bestaande methoden die niet meer werken. Drie belangrijke voordelen van een Open Space bijeenkomst zijn:

Voordeel 1: Na de bijeenkomst direct aan de slag

De conclusies van de gesprekken kunnen onmiddellijk (in computers) verwerkt worden, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddellijk aan de slag kan gaan met conclusies.

Voordeel 2: Nieuwe verbindingen

Door deze methode veel nieuwe verbindingen ontstaan binnen de groep. Deelnemers discussiëren met anderen met wie zij normaal misschien geen contact zouden hebben, rond thema’s die allen van belang vinden.

Voordeel 3: Verantwoordelijkheidsgevoel

De bijeenkomst draagt sterk bij aan een gevoel voor verantwoordelijkheid bij de deelnemers. Het is inspirerend en levert veel energie op en het draagt bij aan het gezamenlijk leren in de organisatie.

Checklist voordat je kiest voor een Open Space bijeenkomst

Een Open Space bijeenkomst is natuurlijk niet dé oplossing voor alle problemen. Overweeg je een dergelijke bijeenkomst te organiseren, check dan nog even onderstaande zaken voordat je er voor kiest.

  • Er is een heldere vraagstelling die voor iedereen belangrijk is
  • De vraagstelling is relatief complex; omdat verschillende deelnemers/groepen een unieke inbreng hebben of omdat er gelijktijdig meerdere belangen spelen
  • Het is belangrijk dat er draagvlak voor de gevonden oplossing ontstaat
  • Er is een sterke behoefte om tempo te maken
  • De oplossing is onbekend
  • Er is voldoende tijd en ruimte waarbinnen de deelnemers zichzelf kunnen organiseren

Als je hier zes keer “ja” op kan antwoorden, twijfel dan niet meer. Als er toch twijfels zijn, overleg dan met een ervaren facilitator welke andere mogelijkheden je kunt kiezen.

Conclusie

“De grote winst van Open Space is dat mensen het gevoel hebben dat ze hun tijd goed besteden”

Het organiseren van een Open Space bijeenkomst is dus een ideale manier om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare denkkracht en gelijktijdig een effectief middel om mensen te betrekken bij de toekomst van de organisatie waarvoor ze werken. De verantwoordelijkheid en de betrokkenheid neemt toe. Gelijktijdig zul je als management dan dus ook iets los moeten laten. Het vraagt een specifieke mensvisie van de leidinggevenden om los te kunnen laten. Gelijkwaardigheid in de relaties met alle betrokkenen staat hierin centraal. En ten slotte moet je in staat zijn om te vertrouwen op de vier genoemde regels.

Stevige impact voor organisatieontwikkeling

De Open Space methode vraagt enige handigheid in opzet en begeleiding, maar is een heel geschikte methode om op een plezierige en heel effectieve manier, complexe vraagstukken uit te werken. Met alle reorganisaties die tegenwoordig gaande zijn, zijn mensen vaak nogal moe en cynisch van bijeenkomsten waarin hun mening wordt gevraagd over de veranderingen. De grote winst van Open Space is dat mensen het gevoel hebben dat ze hun tijd goed besteden, en dat ze werkelijk invloed hebben op het verloop van het proces en de inhoud van de resultaten. Als je bovendien hier en daar slimme werkvormen en verassende elementen inbouwt om de deelnemers scherp te houden dan wordt een Open Space uiteindelijk een bijzonder moment met een stevige impact voor verdere organisatieontwikkeling.

Aan de slag met Open Spaces?

P&A Talentontwikkeling helpt organisaties op hun reis van goed naar geweldig me als doel te zorgen dat er “gewoon” lekker gewerkt kan worden. Hierbij zetten wij onder meer het middel “Open Space” in.

 

Bronnen:
http://transitiontowns.nl/het-hart/open-space-technologie

Deel dit artikel:

Share on email
Email
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
Share on email
Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Laatste artikelen:

Volg ons:

Meer van dit soort artikelen ontvangen?

Schrijf je in voor de P&A Booster!

We respecteren je privacy en gaan zorgvuldig met je gegevens om.

Meer inspiratie ontvangen?

Schrijf je in voor de P&A Booster!

We respecteren je privacy en gaan zorgvuldig met je gegevens om.

×