Deep Democracy methode: krachtig instrument voor (zelfsturende)teams

Deep democracy methode: krachtig instrument voor zelfsturende teams

Een andere en frisse kijk op besluitvorming en groepsdynamiek

Steeds meer organisaties voeren zelfsturende teams in of overwegen om zelfsturende teams in te voeren. Maar hoe gaat de besluitvorming in zo’n zelfsturend team? Wanneer wordt een knoop doorgehakt? En hoe zorg je ervoor dat in een zelfsturend team iedereen zich gehoord voelt? Bij het werken met zelfsturende teams wordt steeds vaker Deep Democracy ingezet. Martijn Blom legt uit wat de Deep Democracy methode precies is en waarom teams die volgens deze methodiek overleggen winnen aan effectiviteit!

De onderstroom

In de dynamiek van teams gebeurt veel. Zeker wanneer mensen zich niet gehoord voelen of het idee hebben dat hun mening genegeerd wordt. Wanneer de ideeën die ingaan tegen het meerderheidsstandpunt geen ruimte krijgen, gaat het wringen. We mopperen wel op de gang, maar tijdens de vergadering houden we onze mond. Of we zeggen ‘ja’ tegen een voorstel, maar doen ‘nee’. We verzinnen allerlei smoesjes waarom het toch niet kon. We spreken hier vaak niet rustig en openlijk over, maar hebben allerlei manieren om ‘onderhuids’ en in de ‘onderstroom’ tegen te spartelen. Dit leidt uiteindelijk ook tot een slechte sfeer op het werk.

Wat is Deep Democracy?

Deep Democracy is een methode die deze onderstroom in groepen zichtbaar en hanteerbaar maakt. Het biedt een andere, frisse kijk op besluitvorming en groepsdynamiek. De meerderheid is doorslaggevend, maar de minderheid wordt gezien als nog niet gebruikte wijsheid van de groep. Tegenstellingen en botsende meningen onderzoek je met elkaar op respectvolle wijze. Door deze wijsheid te benutten neemt veiligheid in de groep en betrokkenheid bij besluiten en acties toe. De Deep Democracy methode biedt handvatten voor besluitvorming met aandacht en waardering voor andere opvattingen.

De essentie van Deep Democracy is dat het zowel de meerderheid- als de minderheidsstem meeneemt in besluitvorming. Elke invalshoek is even waardevol. Zo wordt de wijsheid van de groep optimaal benut.

Waar komt het vandaan?

De methode werd in de jaren negentig ontwikkeld door Myrna en Greg Lewis in het bedrijfsleven van Zuid-Afrika. Sindsdien wordt het succesvol toegepast als krachtig instrument voor besluitvorming en omgaan met conflicten binnen allerlei groepen.

Benut de verschillen

Bij het gebruik van Deep Democracy methode benut je de verschillen in de groep. In plaats van dat je ze vermijdt of wegpoetst. Dit is essentieel, want deze minderheidspunten zullen, wanneer ze niet goed meegenomen zijn in een besluit, leiden tot weerstand of zelfs sabotagegedrag.

Vaak zien we dat een besluit dan niet ‘echt’ wordt geaccepteerd. Medewerkers handelen in de werkpraktijk toch anders dan was afgesproken (ja zeggen en nee doen). Dit is vaak geen kwade wil, maar leidt wel tot geïrriteerdheid of frustratie. Vanuit deze methode zien we dit als gefrustreerde pogingen om toch te zeggen wat gezegd moet worden. Waarschijnlijk heeft deze medewerker een goede reden om zich niet aan de afspraak te houden, die het oorspronkelijke besluit waarschijnlijk beter had gemaakt als deze toen mee was genomen. Deep Democracy is in deze zin een waarderende methode!

Groepsbewuste en groepsonbewuste

Deep democracy methode en de onderstroomBinnen de methode staat de ijsberg symbool voor het groepsbewuste en groepsonbewuste. Boven water staat het kleine zichtbare deel voor dat waarvan iedereen binnen de groep op de hoogte is. Alle gedeelde informatie en uitgesproken meningen en gevoelens. Het groepsonbewuste is alles wat nog niet iedereen weet, wat niet met iedereen gedeeld is, of door sommigen niet goed begrepen. Hierin zit ook de wijsheid of het potentieel van de groep verborgen. Maar ook de gecombineerde kennis en inzichten uit de groep en het vermogen om dat te zeggen wat gezegd moet worden.

Dat wat niet boven water komt is óf onbenut potentieel, óf het zijn uitgesproken meningen of standpunten die als onzichtbare kracht een gevaarlijke onderstroom kunnen veroorzaken. Dit is bijvoorbeeld zichtbaar als steeds terugkerende agendapunten, flauwe grapjes of gemopper bij het koffieapparaat.

Zo gaat Deep Democracy er ook van uit dat alles van de groep is en wat één teamlid ervaart dus voor de hele groep relevant is. Mijn ervaring is ook, dat als iemand iets lastigs benoemt in een groep, er altijd anderen zijn die dat delen, maar vaak nog niet benoemd hebben. Vanuit dit principe werk ik in groepen altijd met een Check-in.

De check-in ronde

De Check-in is een opstartronde waarbij iedereen aan het woord komt. Centraal staan een aantal vragen zoals: hoe heb je de afgelopen tijd ervaren, wat houd je nu bezig, wat heb je nodig om als zelfsturend team te werken? Deze check-in verloopt in Popcornstyle (pop when you’re hot: je neemt het woord als het jouw moment is, dus geen rondje). Hierdoor is er aandacht voor iedereen, komen veel relevante zaken vaak al op tafel en ontstaat er een sfeer van openheid en veiligheid. De spelregels zijn: Sharing & dumping: als iemand spreekt, luistert de rest. Er worden geen vragen gesteld of reacties gegeven. De combinatie van een paar strakke regels en verder veel vrijheid en ruimte staat ook symbool voor zelfsturing.

Hoe pas je Deep Democracy methode toe?

Deep Democracy is een zienswijze en methode die de onderstroom in groepen zichtbaar en hanteerbaar maakt. Je kijkt hierbij naar de groep kijkt als geheel, met een groepsbewuste en een groepsonbewuste. Door invalshoeken te delen, groeit het groepsbewuste en hebben we meer informatie tot onze beschikking om de maximale oplossing te vinden.

In de kern is de methode erg simpel: zonder te oordelen ervoor zorgen dat dat wat gezegd moet worden gezegd kan worden.

4 stappen voor besluitvorming in teams

Het biedt 4 duidelijke stappen om tot gedragen besluitvorming te komen. Het maakt gebruik van zowel de rationele als de emotionele aspecten van het besluitvormingsproces in een groep. Het basis model komt neer op de volgende stappen:

  1. Verzamel alle invalshoeken bij een bepaalde kwestie of vraag
  2. Zoek actief naar het alternatief (is er iemand die iets heel anders vindt?)
  3. Verspreid het alternatief (wie herkent dat?)
  4. Voeg de wijsheid van de minderheid toe aan het meerderheidsbesluit (wat heb je nodig om mee te gaan met het meerderheidsbesluit?)

Deep democracy methode de 4 stappen

Door alle perspectieven in de groep serieus te nemen, versterkt dit vertrouwen tussen de teamleden en betrokkenheid bij een besluit. Juist omdat het zo eenvoudig is, kun je het als groep vrij gemakkelijk aanleren en toepassen met elkaar. Natuurlijk vraagt het wel enige vaardigheid en doorzettingsvermogen, omdat het echt anders gaat dan je gewend bent.

De 5e stap: dieper in de onderstroom duiken

Het kan zijn dat deze 4 stappen niet leiden tot een gedragen besluit.  Je merkt dat een bepaald thema steeds terugkomt in de discussie (rondcirkelen). Of deelnemers zijn toch niet open over wat er nog meer speelt (edge-gedrag, het lastige moment proberen te vermijden). Het is dan van belang een 5e stap te zetten, en dieper in de onderstroom te duiken. Ook hiervoor biedt de Deep democracy methode een aantal instrumenten.

Deze 5e stap zal meer tijd, aandacht en intensievere begeleiding vragen bij teams waar veel irritatie, frustratie en vooringenomenheid heerst. Wanneer teamleden ‘vast zitten’ in hun eigen standpunt en niet meer willen bewegen. Er is geen bereidheid meer om te luisteren naar elkaar en de ‘oordelen’ vertroebelen de communicatie.

In een situatie waar al (langere tijd) frictie is, dan kan de methode helpen om de onderliggende zaken bloot te leggen. Dit vraagt meestal wel professionele begeleiding die ‘neutraal’ kan blijven in de dynamiek die zich dan aandient.

Waarom is Deep Democracy methode de manier om zelfsturende teams verder te helpen?

De kracht van Deep democracy is dat het eenvoudige hulpmiddelen en een taal biedt waarmee een team zelf de kwaliteit van hun overleg en samenwerking kan verbeteren. Dit leidt tot betere (gedragen) besluiten en acties die ook uitgevoerd zullen worden. Bovendien zorgt het voor meer veiligheid en vertrouwen tussen de teamleden. Het versterkt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor teamzaken, zowel waar het gaat over de inhoud, als over de samenwerking en onderlinge relaties. En het leert de teamleden om deze verantwoordelijkheid ook vorm te geven.

Deep democracy methode biedt handvatten voor zelfsturing van het eigen groepsproces.

En, werkt het?

Jazeker, door het gebruiken van een aantal hulpmiddelen die Deep democracy biedt zal het team direct verschil ervaren. Het is echter geen wondermiddel. De teamleden zullen nog steeds de tijd moeten nemen om te oefenen en de methode zich eigen te maken. Daarbij zullen ze het vermogen moeten hebben om met gevoelens van ongemak te dealen. En bereid te zijn om zelf als individu te leren.

Stuur op ‘why’ en op de transitie

Zelfsturing dwingt ook de leidinggevenden om met een frisse blik te kijken naar hun aansturing. Ze moeten dus wel degelijk sturen, maar op andere zaken, zoals op het uitzetten van de grote lijnen, het afbreken van oude hiërarchische structuren die zelfsturing door medewerkers belemmeren, het regisseren van de transitie naar een zelforganiserende organisatie.

Voor leidinggevenden die oprecht geloven in zelfsturing verschuift de focus van operationele zaken naar meer strategische lijnen en de vraag waarvoor de organisatie uiteindelijk bestaat. Dat is goed nieuws. Managers zijn teveel verstrikt geraakt in het hoe en zijn het wat en vooral het waarom uit het oog verloren.

Lees ook: Zelfsturende Teams zijn niet dé oplossing

Deze vind je misschien ook interessant:

Deel dit artikel:

Share on email
Email
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
Share on email
Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Meer inspiratie ontvangen?

Schrijf je in voor de P&A Booster!

We respecteren je privacy en gaan zorgvuldig met je gegevens om.