Onderstroom in teams aanpakken met Deep Democracy
Deep Democracy is een effectieve methode om te zorgen dat je gebruikt maakt van alle kwaliteiten in het team en hierbij ook de informatie uit de onderstroom benut. Waar vroeger een manager de knopen doorhakte is het in veel organisaties de bedoeling dat de teamleden zelf meer aan het stuur gaan staan. Hoe meer mogelijkheden teamleden hebben om zelf beslissingen te nemen hoe sterker er een gevoel van eigenaarschap ontstaat bij de teamleden. Gelijktijdig is het voor sommige teams (met of zonder teamleider) nog best een uitdaging om beslissingen te nemen. Soms spelen er zaken in de onderstroom waardoor mensen zich bijvoorbeeld niet altijd uitspreken.
Werken met de onderstroom via de Deep Democracy methode
Om de onderstroom bespreekbaar te maken in teams zetten we vaak technieken in die afkomstig zijn uit de Deep Democracy methodiek. In dit artikel hebben we voor jou op een rij gezet wat de Deep Democracy methode precies is en waarom teams die volgens deze methodiek overleggen winnen aan effectiviteit!
De onderstroom
In de dynamiek van teams gebeurt veel. Zeker wanneer mensen zich niet gehoord voelen of het idee hebben dat hun mening genegeerd wordt. Wanneer de ideeën die ingaan tegen het meerderheidsstandpunt geen ruimte krijgen, gaat het wringen. We mopperen wel op de gang, maar tijdens de vergadering houden we onze mond. Of we zeggen ‘ja’ tegen een voorstel, maar doen ‘nee’. We verzinnen allerlei smoesjes waarom het toch niet kon. We spreken hier vaak niet rustig en openlijk over, maar hebben allerlei manieren om ‘onderhuids’ en in de ‘onderstroom’ tegen te spartelen. Dit leidt uiteindelijk ook tot een slechte sfeer op het werk.
Wat is Deep Democracy?
Deep Democracy is een methode die deze onderstroom in groepen zichtbaar en hanteerbaar maakt. Het biedt een andere, frisse kijk op besluitvorming en groepsdynamiek. De meerderheid is doorslaggevend, maar de minderheid wordt gezien als nog niet gebruikte wijsheid van de groep. Tegenstellingen en botsende meningen onderzoek je met elkaar op respectvolle wijze. Door deze wijsheid te benutten neemt veiligheid in de groep en betrokkenheid bij besluiten en acties toe. De Deep Democracy methode biedt handvatten voor besluitvorming met aandacht en waardering voor andere opvattingen.
De essentie van Deep Democracy is dat het zowel de meerderheid- als de minderheidsstem meeneemt in besluitvorming. Elke invalshoek is even waardevol. Zo wordt de wijsheid van de groep optimaal benut.
Waar komt Deep Democracy vandaan?
De methode werd in de jaren negentig ontwikkeld door Myrna en Greg Lewis in het bedrijfsleven van Zuid-Afrika. Sindsdien wordt het succesvol toegepast als krachtig instrument voor besluitvorming en omgaan met conflicten binnen allerlei groepen.
Wij helpen jou met het bouwen van sterke teams
Benut de verschillen die in de onderstroom aanwezig zijn
In de bovenstroom lijkt het soms dat iedereen het ergens over eens is. Maar toch blijken er in de onderstroom dan nog verschillende opvattingen te bestaan. Bij het gebruik van Deep Democracy methode benut je deze verschillen in de groep. Je haalt hiermee elementen uit de onderstroom naar boven in plaats van dat je ze vermijdt of wegpoetst. Dit is essentieel, want deze minderheidspunten zullen, wanneer ze niet goed meegenomen zijn in een besluit, leiden tot weerstand of zelfs sabotagegedrag.
Vaak zien we dat een besluit dan niet ‘echt’ wordt geaccepteerd. Een medewerkers handelt dan toch anders dan was afgesproken (ja zeggen en nee doen). Dit is vaak geen kwade wil, maar leidt wel tot geïrriteerdheid of frustratie. De onderstroom is dan aan het werk. Het zijn eigenlijk gefrustreerde pogingen om toch te zeggen wat gezegd moet worden. Waarschijnlijk heeft deze medewerker een goede reden om zich niet aan de afspraak te houden. Was zijn mening meegenomen dan was het besluit waarschijnlijk beter geworden. Dankzij Deep Democracy benut je alle kennis en zorg je voor draagvlak voor genomen besluiten.
Onderstroom of IJsberg
Binnen de Deep Democracy methode staat de ijsberg symbool voor het groepsbewuste en groepsonbewuste. Boven water staat het kleine zichtbare deel voor dat waarvan iedereen binnen de groep op de hoogte is. Alle gedeelde informatie en uitgesproken meningen en gevoelens. Het groepsonbewuste is alles wat nog niet iedereen weet, wat niet met iedereen gedeeld is, of door sommigen niet goed begrepen. Hierin zit ook de wijsheid of het potentieel van de groep verborgen. Maar ook de gecombineerde kennis en inzichten uit de groep en het vermogen om dat te zeggen wat gezegd moet worden.
Dat wat niet boven water en zich dus in de onderstroom bevindt is óf onbenut potentieel, óf het zijn uitgesproken meningen of standpunten die als onzichtbare kracht een gevaarlijke onderstroom kunnen veroorzaken. Dit is bijvoorbeeld zichtbaar als steeds terugkerende agendapunten, flauwe grapjes of gemopper bij het koffieapparaat.
Zo gaat Deep Democracy er ook van uit dat alles van de groep is en wat één teamlid ervaart dus voor de hele groep relevant is. Mijn ervaring is ook, dat als iemand iets lastigs benoemt in een groep, er altijd anderen zijn die dat delen, maar vaak nog niet benoemd hebben. Vanuit dit principe werk ik in groepen altijd met een Check-in.
De check-in ronde en onderstroom
De Check-in is een opstartronde waarbij iedereen aan het woord komt. Hierdoor ontstaat direct ruimte om zaken uit te spreken die anders wellicht de hele dag in de onderstroom een rol zouden blijven spelen. Centraal staan een aantal vragen zoals: hoe heb je de afgelopen tijd ervaren, wat houd je nu bezig, wat heb je nodig om als zelfsturend team te werken? Deze check-in verloopt in Popcornstyle (pop when you’re hot: je neemt het woord als het jouw moment is, dus geen rondje). Hierdoor is er aandacht voor iedereen, komen veel relevante zaken vaak al op tafel en ontstaat er een sfeer van openheid en veiligheid. De spelregels zijn: Sharing & dumping: als iemand spreekt, luistert de rest. Er worden geen vragen gesteld of reacties gegeven. De combinatie van een paar strakke regels en verder veel vrijheid en ruimte staat ook symbool voor zelfsturing.
Hoe pas je Deep Democracy methode toe?
Deep Democracy is een zienswijze en methode die de onderstroom in groepen zichtbaar en hanteerbaar maakt. Je kijkt hierbij naar de groep kijkt als geheel, met een groepsbewuste en een groepsonbewuste. Door invalshoeken te delen, groeit het groepsbewuste en hebben we meer informatie tot onze beschikking om de maximale oplossing te vinden.
In de kern is de methode erg simpel: zonder te oordelen ervoor zorgen dat dat wat gezegd moet worden gezegd kan worden.
4 stappen voor besluitvorming in teams
Het biedt 4 duidelijke stappen om tot gedragen besluitvorming te komen. Het maakt gebruik van zowel de rationele als de emotionele aspecten van het besluitvormingsproces in een groep. Het basis model komt neer op de volgende stappen:
- Verzamel alle invalshoeken bij een bepaalde kwestie of vraag
- Zoek actief naar het alternatief (is er iemand die iets heel anders vindt?)
- Verspreid het alternatief (wie herkent dat?)
- Voeg de wijsheid van de minderheid toe aan het meerderheidsbesluit (wat heb je nodig om mee te gaan met het meerderheidsbesluit?)
Door alle perspectieven in de groep serieus te nemen, versterkt dit vertrouwen tussen de teamleden en betrokkenheid bij een besluit. Juist omdat het zo eenvoudig is, kun je het als groep vrij gemakkelijk aanleren en toepassen met elkaar. Natuurlijk vraagt het wel enige vaardigheid en doorzettingsvermogen, omdat het echt anders gaat dan je gewend bent.
De 5e stap: dieper in de onderstroom duiken
Het kan zijn dat deze 4 stappen niet leiden tot een gedragen besluit. Je merkt dat een bepaald thema steeds terugkomt in de discussie (rondcirkelen). Of deelnemers zijn toch niet open over wat er nog meer speelt (edge-gedrag, het lastige moment proberen te vermijden). Het is dan van belang een 5e stap te zetten, en dieper in de onderstroom te duiken. Ook hiervoor biedt de Deep democracy methode een aantal instrumenten.
Deze 5e stap zal meer tijd, aandacht en intensievere begeleiding vragen bij teams waar veel irritatie, frustratie en vooringenomenheid heerst. Wanneer teamleden ‘vast zitten’ in hun eigen standpunt en niet meer willen bewegen. Er is geen bereidheid meer om te luisteren naar elkaar en de ‘oordelen’ vertroebelen de communicatie.
In een situatie waar al (langere tijd) frictie is, dan kan de methode helpen om de onderliggende zaken bloot te leggen. Dit vraagt meestal wel professionele begeleiding die ‘neutraal’ kan blijven in de dynamiek die zich dan aandient.
Ben jij trainer of (team)coach?
Waarom is de Deep Democracy methode dé manier teams verder te helpen?
De kracht van Deep democracy is dat het eenvoudige hulpmiddelen en een taal biedt waarmee een team zelf de kwaliteit van hun overleg en samenwerking kan verbeteren. Dit leidt tot betere (gedragen) besluiten en acties die ook uitgevoerd zullen worden. Bovendien zorgt het voor meer veiligheid en vertrouwen tussen de teamleden. Het versterkt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor teamzaken, zowel waar het gaat over de inhoud, als over de samenwerking en onderlinge relaties. En het leert de teamleden om deze verantwoordelijkheid ook vorm te geven.
Deep democracy methode biedt ook veel handvatten voor zelfsturing van het eigen groepsproces.
En, werkt het?
Jazeker, door het gebruiken van een aantal hulpmiddelen die Deep democracy biedt zal het team direct verschil ervaren. Het is echter geen wondermiddel. De teamleden zullen nog steeds de tijd moeten nemen om te oefenen en de methode zich eigen te maken. Daarbij zullen ze het vermogen moeten hebben om met gevoelens van ongemak te dealen. En bereid te zijn om zelf als individu te leren.
Anders samenwerken dankzij Deep Democracy
Deep Democracy methodes geven voor teams en leidinggevenden nieuwe mogelijkheden om het beste in elkaar naar boven te brengen. De rol van een teamleider kan veel meer gericht worden op het het uitzetten van de grote lijnen en het wegnemen van belemmeringen die het zelfsturen of zelforganiseren in de weg staan.
