Slechte werksfeer; kijk naar de onderstroom

Slechte werksfeer effectief aanpakken vanuit de onderstroom

Een slechte werksfeer voel je wel, maar je ziet het niet direct. Mensen maken bijvoorbeeld grapjes waarvan je vermoedt dat er nog iets onder zit. Kritiek wordt nooit rechtstreeks geuit maar wordt vaak via via kenbaar gemaakt. De slechte sfeer op het werk is een venijnige ziekte die er voor zorgt dat we niet het beste in elkaar naar boven halen. Er heerst wellicht een angstcultuur, beslissingen worden soms op een ondoorzichtige niet-transparantie wijze genomen en je weet eigenlijk nooit waar je aan toe bent.

Vertrouwen is ver te zoeken. Niemand durft echt verantwoordelijkheid te nemen en eigenaarschap te tonen. Het ontbreekt hiervoor aan transparantie en vertrouwen.

Het vreemde is vaak dat als je mensen in zo’n situatie vraagt wat er aan de hand is en wat hun intenties zijn dat er niemand is die dit wil, maar op de een of andere manier houden mensen elkaar in de greep en is het moeilijk om een eerste stap te zetten.

De slechte werksfeer aanpakken door grip te krijgen op de onderstroom

in dit artikel nemen we je mee naar deze onderstroom. Wat is het, hoe herken je het, hoe maak je het zichtbaar of bespreekbaar en hoe kun je het oplossen zodat je iets kunt doen aan de slechte sfeer op het werk.

De onderstroom als oorzaak van een slechte werksfeer

Heb je het gevoel dat er in jouw team meer speelt dan er gezegd wordt? Gaan dingen moeizaam, is er een slechte werksfeer, zie je op tegen een overleg en voel je in een overleg onnodig vaak de energie uit je wegstromen? Stel je jezelf regelmatig de vraag: waarom loopt het niet?

Wat is de onderstroom?

De onderstroom is veelal de wereld waar we het niet over hebben. Het is ook de wereld waarin we soms denken voor anderen of het gevoel hebben dat we op eieren lopen. Als je geen grip hebt op de onderstroom, maar je voelt hem wel, dan haalt dat je uit je kracht. Je durft eenvoudig weg jezelf niet te zijn.

Verschil tussen de onder- en bovenstroom

De bovenstroom: waarnemen en denken

Om te beginnen is het belangrijk om je te realiseren dat we eigenlijk altijd alleen maar praten over de dingen die we bewust waarnemen. Dit noemen we de bovenstroom. De bovenstroom is datgene wat expliciet is. Het is datgene wat we horen en zien. Dat waar we expliciet over praten met elkaar. Over het weer, over hoe laat het is, maar ook over complexere zaken zoals bedrijfsprocessen, strategie, verantwoordelijkheden etc.

Het is dus datgene wat we kunnen zien, waarnemen. En het klinkt misschien wat filosofisch, maar het is dus iets dat los wordt gezien van onszelf. We noemen dit ‘de realiteit’.

De onderstroom: wat niet direct waarneembaar is

Datgene wat we ‘realiteit’ noemen is feitelijk slechts een kleine afspiegeling van een groter geheel. De Britse Kwantumfysicus David Bohm spreekt in zijn boek “heelheid en de impliciete orde” over een Expliciete Orde; datgene wat we zien en een Impliciete Orde; datgene wat we niet zien, maar waar wel alles uit voortkomt, waaronder de sfeer op het werk.

Bohm maakt een mooie vergelijking met een wild stromende rivier. Je kunt de bovenstroom, of de expliciete orde vergelijken met het zichtbare deel van de rivier, de golven en de watervallen. De onderstroom is alles wat zich onder water bevindt. Het onzichtbare deel, dat vooral de stroom en de kracht van de rivier bepaalt.

Praktijkvoorbeelden:

Misschien herken je zo’n situatie waarin je met een paar mensen in gesprek bent en dat je er enorm veel energie van krijgt. Het zijn mooie discussies, iedereen doet actief mee en na afloop zindert het nog even door in je hoofd. De boven- en onderstroom versterken elkaar, zijn op elkaar afgestemd. 

Maar misschien herken je ook situaties waarin je de energie voelt wegstromen. Inhoudelijk zou het in principe eenzelfde discussie kunnen zijn. Alleen in de ene situatie loopt het fantastisch en in de andere situatie gaat het helemaal niet. Het is alsof je tegen de stroom van de rivier in moet zwemmen en niet vooruit komt. De onderstroom trekt je een andere kant op dan je wilt.

De Onderstroom als extra dimensie

Kijk eens naar de twee afbeeldingen hier: Wat zie je?

Het lijken twee verschillende objecten, maar feitelijk is hier sprake van twee verschillende posities van de waarnemers. Beide waarnemers kunnen lang met elkaar praten over wat ze zien, maar pas op het moment dat ze door hebben dat beide plaatjes een ander perspectief betreft van dezelfde ‘onderstroom’ zullen ze elkaar gaan begrijpen.

Misschien heb je gezien dat afbeelding 1 een tweedimensionaal vooraanzicht is en afbeelding 2 een tweedimensionaal zij-aanzicht van hetzelfde aquarium met een vis erin. Het besef van de derde dimensie maakt dat een gesprek over beide afbeeldingen ineens in een heel ander daglicht komt te staan. Je zou de onderstroom kunnen zien als een extra dimensie. Pas als je besef hebt van deze andere dimensie is het makkelijker om elkaar te verstaan.

Onderstroom en de non-verbale signalen op het werk

Behalve grappen, cynisme, roddelen en afhaken kun je ook veel zien uit de onderstroom door te letten op non-verbale signalen. Een tegenwerkende onderstroom resulteert in een slechte werksfeer en openbaart zich bijvoorbeeld als iemand iets anders zegt dan hetgeen hij uitstraalt. Hij is dan zogenaamd niet congruent.

In zo’n situatie zegt zijn lichaamstaal iets anders dan wat hij aan feitelijke tekst produceert of in gedrag laat zien. Mensen die niet congruent zijn proberen we op een onbewust niveau te begrijpen door allerlei theorieën te verzinnen. Dit is ‘psychologiseren’. Iemand heeft bijvoorbeeld de volgende interne verklaring voor het gedrag van een ander:

Hij zegt dat hij het ergens mee eens is, maar het komt anders over. Waarschijnlijk is hij het helemaal niet eens, maar durft hij de discussie niet aan te gaan omdat hij bang is dat hij buiten de groep valt. En dat is logisch want hij is toch al een beetje een buitenbeentje. Ik denk dat hij zich ook niet zo heel erg op zijn gemak voelt in ons team. Misschien is hij wel aan het solliciteren ook. Bovendien reageert hij de laatste tijd nogal kortaf als het gaat om de lange termijn strategie van onze organisatie. Alsof hij daar helemaal niet in is geïnteresseerd. Alsof hij emotioneel als afscheid heeft genomen.

Kortom, niet congruent gedrag voedt de onderstroom omdat we allerlei gedachtes gaan produceren die misschien wel helemaal niet kloppen. Dit kan nog verergerd worden door er vervolgens met anderen over te gaan praten in plaats van met de persoon zelf. Het roddelen is begonnen. We praten niet meer met elkaar maar vooral over elkaar. De sfeer op het werk wordt steeds slechter…

Symptomen van een slechte werksfeer

Als een team het gevoel heeft de grip kwijt te raken op het eigen proces doen mensen soms een poging om dit op een, veelal niet-effectieve manier kenbaar te maken. Zoals het roddelen, maar ook maken we bijvoorbeeld grapjes op de gang over elkaar of over de teamleider. We zijn wat vaker afwezig bij vergaderingen omdat we het gevoel hebben dat het toch geen toegevoegde waarde heeft of dat we toch niets in de melk te brokkelen hebben.

Ook agendapunten waar geen besluit op genomen wordt en thema’s die steeds weer terugkomen of actielijstjes die nooit worden afgevinkt zijn hier voorbeelden van.

De ‘ruis’

Deze symptomen leiden uiteindelijk tot wat wij ‘ruis’ noemen. Een eerste symptoom kan het maken van afleidende grappen zijn op momenten dat het even moeilijk wordt. Maar grappen kunnen door frustraties veranderen in cynische opmerkingen wat uiteindelijk steeds meer afbreuk doet aan de sfeer op het werk.

Ook roddelen of het verzinnen van smoezen behoren tot symptomen van een tegenwerkende onderstroom. Het is een glijdende schaal. Van grapjes via cynisme naar roddels en smoezen en vervolgens door naar een slechte sfeer op het werk, een toename van afwezigheid, vertrek of oplopende conflicten.

De waterlijn laten zakken

Wat onder de waterlijn begon als een onschuldig visje verandert uiteindelijk in haaien en piranha’s. Je zult de waterlijn dus moeten laten zakken om de visjes te zien en te voorkomen dat ze transformeren. Teamleden zijn zich in eerste instantie nog niet bewust van dit gedrag. Vaak wordt het ook als iets ‘normaals’ gezien. ‘Ach, zo doen we dat altijd hier…’.

Hoe langer de symptomen zich voordoen en hoe langer er een slechte werksfeer is, hoe duidelijker en explicieter het gedrag wordt. Tegelijkertijd blijkt het dan ook lastiger en meer ingrijpend om het bespreekbaar te maken. De sfeer wordt steeds grimmiger op het werk.

Drie voorbeelden van onderstroom in teams

Om het verder te verduidelijken, geven we drie voorbeelden waarin de ­onderstroom binnen het team een significante rol speelde.

Voorbeeld 1: Eén teamlid voelt zich over-verantwoordelijk

Een team had problemen met het nakomen van afspraken. Er was vaak sprake van irritatie naar elkaar toe, dat zich vooral non-verbaal manifesteerde (fronsen, zoeken van oogcontact met ­gelijkgestemden, schouders ophalen, zuchten, blik op de klok, aandacht voor de iPads in plaats van mee te praten etc.). De teamleden klaagden over een slechte sfeer op het werk.
Tijdens een zogenaamde Teamopstelling zochten de teamleden naar ieders positie in het team. ­Vervolgens brachten we “de opdracht” van het team in als element. Direct na deze interventie veranderde een aantal teamleden van positie. Het leek erop dat één van de teamleden zichzelf zo sterk verantwoordelijk voelde voor de teamopdracht dat hij het uitvoeren van de opdracht als een persoonlijk missie zag. Dit voelde voor de andere teamleden niet goed.
Het gevolg was dat er letterlijk en figuurlijk een afstand ontstond tussen het ene teamlid en de anderen. Hiermee werd duidelijk wat er in de onderstroom gebeurde. Het betreffende teamlid voelde zich over-verantwoordelijk en was bang dat de teamleider zich niet voldoende besefte hoe belangrijk de opdracht was. Door dit zichtbaar te maken in de opstelling konden we hier vervolgens over doorpraten en kwamen de onderstroom-elementen ter tafel.

Voorbeeld 2: Niemand nam het voortouw

Een directieteam was in gesprek over een specifieke organisatieverandering. Iedereen ­erkende het belang van het welslagen van de besproken verandering. Maar niemand nam het voortouw toen werd gevraagd wie hiervan de kartrekker wilde zijn. En dat terwijl alle teamleden zich bewust waren van het belang hiervan.

Na lang doorpraten over wat het begrip “kartrekker” dan feitelijk betekent stelde zich, zij het ­weifelend een teamlid zich beschikbaar. Hij zou het wel willen doen. Maar direct daarna staken er nog twee teamleden hun hand omhoog. Vervolgens bespraken we wat de echte reden was om lang te twijfelen en wat de reden was van het plotseling de hand opsteken toen één van de teamleden zichzelf aanbood om de kar te ­trekken. Het bleek dat de twee anderen het idee hadden dat de klus voor de eerste collega te zwaar was. Hij zou het misschien niet aankunnen. Door dit boven tafel te krijgen konden we dit verder ­uitdiepen met elkaar waarna alsnog een besluit kon worden genomen, maar nu met alle kaarten op tafel en het collectieve belang voorop.

Voorbeeld 3: Het dilemma van de teamleider

De leden van een managementteam vonden dat de leider van het team, de directeur, te weinig doorpakte op bepaalde dossiers. Er was een wens om leiding te krijgen, maar de hoogste in rang nam deze positie niet in. Tijdens een teamtraining kwam dit aan de orde. Iedereen voelde dat er ergens een blokkade zat waardoor het team niet verder kwam. Uiteindelijk bleek de directeur een conflict te hebben met de Raad van Bestuur. Doordat het vertrouwen in elkaar enorm was toegenomen durfde de teamleider zijn dilemma te delen. Niet met alle details, aangezien dat niet mocht. Maar wel tot zover dat het team hiermee verder kon en er begrip ontstond over het feit dat er even wat tijd nodig was. Men begreep de lastige positie van de directeur en het team kon hierdoor op een aantal andere aspecten wel weer verder.

Hoe kun je de werksfeer verbeteren?

Als je de symptomen van de onderstroom herkent, is het vaak nog een hele stap om hier werkelijk iets mee te doen en de slechte sfeer op het werk te verbeteren. Angst speelt hierbij vaak een grote rol. Je vindt bijvoorbeeld van alles van iemand zijn gedrag, maar het blijft toch jouw baas, dus je kijkt wel uit om hier iets van te zeggen.

Of je hebt het gevoel dat iemand jou niet helemaal vertrouwt, maar je denkt dat als jij er over begint dat zijn wantrouwen alleen maar zal toenemen. Het is te vergelijken met het verklaren van de liefde, je bent bang om een blauwtje te lopen. Wat als die ander niet hetzelfde voelt? Wat zijn dan de gevolgen voor de relatie?

Als je daadwerkelijk iets wilt doen aan de slechte sfeer op het werk, is het belangrijk dat er aandacht is voor die onderstroom. De symptomen verdwijnen niet vanzelf. We hebben enkele tips opgenomen om aan de slag te gaan met de onderstroom.

8 tips om de slechte sfeer te doorbreken

1. Herken de symptomen
   Wees je bewust van symptomen die wijzen op een tegenwerkende onderstroom. Denk hierbij aan over elkaar praten in plaats van met elkaar; afleidende, cynische of sarcastische grappen, afhaak-gedrag, terugkerende ­agendapunten etcetera.
2. Let op non-verbaal gedrag
   Zie je fronsende wenkbrauwen zonder dat iemand zich ergens over uitspreekt, klopt de lichaamstaal niet bij de ­inhoudelijk boodschap? Is iedereen wel actief aanwezig ­tijdens een vergadering? Allemaal signalen die tekenend zijn voor een tegenwerkende onderstroom.
3. Vertrouw op je onderbuik gevoel
   Als je voelt dat er iets speelt dan is het 99 van de 100 keer ook zo. Vertrouw op je onderbuik gevoel. Ga niet ­twijfelen. Zeker niet als het al langer speelt. Benoem je gevoel en onderzoek bij de ander(en) of er inderdaad iets speelt wat daar aan ten grondslag ligt.
4. Durf kwetsbaar te zijn
   Het vraagt moed om uit te spreken wat je op je hart hebt. Je doorbreekt een patroon, de gewoonte en het voelt eerst even als roeien tegen de stroom. Tegelijkertijd ben je trouw aan jezelf.  Een vraag als “waar doen we het eigenlijk ook al weer voor” ligt vaak ten grondslag aan het bespreekbaar maken van de onderstroom. De onderstroom gaat meestal over iets wezenlijks wat eerst aandacht vraagt. Als je de slechte sfeer op het werk wilt doorbreken, moet je je kwetsbaar op durven stellen.
5. Blijf bij jezelf
   De manier waarop je de onderstroom bespreekbaar maakt kan de luiken doen sluiten bij anderen. Het is de toon die de muziek maakt. Het is dan ook de kunst om het bij jezelf te houden en niet te oordelen. Zeg dus niet: Jullie durven gewoon niet te zeggen wat je er echt van vindt! Maar iets als: Ik merk dat ik het lastig vind om mijn ­mening te geven. Herkent iemand dit? Op deze manier laat je iets van jezelf zien en dat kan anderen uitnodigen om ook iets van zichzelf te laten zien. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om het gesprek aan te gaan.
6. Creëer een ontspannen context
   Een groot deel van onze tijd zijn we met ons hoofd aan het werk en in gesprek over bovenstroom zaken. Dat is prima, maar de context waarin we werken associëren we dus niet of nauwelijks met ons gevoel. Door even afstand te nemen en een ontspannen omgeving op te zoeken. Door ­misschien wat andersoortige ervaringen met elkaar op te doen wordt het makkelijker om ons gevoel weer in te zetten. Zeker als je het gevoel hebt dat het team vast is gelopen, zorg dan voor goede omgeving en context waarin je op een andere manier met elkaar in contact komt.
7. Introduceer de kracht van de positieve psychologie
   Een prachtige manier om de slechte sfeer op het werk te doorbreken is door de aandacht te verplaatsen naar datgene wat wél goed gaat. Je gaat dan aan het werk vanuit de principes van de positieve psychologie. Dit is een hele krachtige interventie-strategie waardoor het niet meer gaat hebben over de dingen die niet goed gaan, maar over de dingen die wel goed gaan. Uit ervaring weten wij dat er dan direct iets gebeurt in het team. Door de juiste zogenaamde Feedforward principes te introduceren ontstaat er soms al binnen een uur veel meer veiligheid en voelen de betrokkenen zich vrijer om zaken bespreekbaar te maken.
8. Laat je begeleiden door een onafhankelijke teamcoach
   Het inzetten van een onafhankelijke teamcoach is vaak goud waard. Een goede teamcoach heeft oog voor de onderstroom en weet hoe hij een veilige omgeving kan creëren om de slechte sfeer op het werk te doorbreken. Hierdoor komen de gevoelige punten sneller en effectiever boven tafel. De teamcoach heeft geen eigen agenda, is onafhankelijk, kijkt objectief en kan de vinger op een niet-­bedreigende manier op de zere plek leggen. Hij zorgt er voor dat de teamleden, op de juiste manier met elkaar in gesprek gaan. Dat is nog steeds niet altijd makkelijk maar noodzakelijk en mits goed begeleid vanuit de invalshoek van de positieve psychologie en het oplossingsgericht werken wordt de onderstroom bespreekbaar en groeit het vertrouwen.

Lees ook het artikel over de Feedforward-methode. 

De slechte sfeer op het werk doorbreken?

Wij geloven dat sterkte teams de belangrijkste bouwstenen zijn voor wendbare organisaties. En we weten dat mensen in een sterk team echt tot bloei kunnen komen, mits hiervoor de juiste condities zijn geschapen. Hierbij kijken wij ook naar wat er speelt in de onderstroom. Heb jij het gevoel dat er meer uit je team kan komen dan nu?