Iedere maandag om 10 uur. Iedereen aanwezig, niemand echt aanwezig. De teamleider vertelt, de rest luistert en wacht tot het 11 uur is. Soms loopt het uit, maar meestal is het gelukkig binnen een uur klaar.
Herken je dit? Dan is de vraag niet hoe je het overleg beter kunt faciliteren. De vraag is wat dit overleg eigenlijk doet met eigenaarschap in je team.
Een agenda vol punten zonder doel
Bekijk de agenda van je werkoverleg eens eerlijk. Staan er punten op waarvan niemand precies weet wat ze ermee moeten? Informatie die ook per mail had gekund? Onderwerpen die al drie weken terugkomen zonder dat er iets mee gebeurt?
Dat is geen agendaprobleem. Dat is een eigenaarschapsprobleem. Zolang niet helder is wat een agendapunt vraagt van de mensen in de zaal, of ter informatie, ter besluitvorming of ter afstemming, blijft iedereen afwachten. En afwachten is precies het tegenovergestelde van wat je wilt.
Eigenaarschap verankeren in werkoverleg begint daarom bij één simpele vraag per agendapunt: wat verwacht ik hier van de aanwezigen? Als het antwoord ‘niets’ is, hoort het punt niet in het overleg.
Werkoverleg als gedragsmoment, niet als vergadermoment
Veel overleggen zijn ingericht op informeren, afstemmen en problemen oplossen. Op zichzelf niet verkeerd. Maar hoe sterker het overleg draait op zenden en statusupdates, hoe kleiner de kans dat teamleden initiatief nemen.
Mensen leren impliciet wat de norm is. Als de leidinggevende elke keer samenvat, de conclusie trekt en de acties verdeelt, leert het team dat het zo hoort. Niet omdat ze lui zijn, maar omdat het patroon dat zegt.
Eigenaarschap verankeren in werkoverleg betekent dat je het overleg anders gaat gebruiken. Niet als moment om informatie te verzamelen, maar als moment om gedrag te oefenen. Wie pakt wat op? Wie spreekt wie aan? Wie neemt positie in plaats van af te wachten?
De rol van de leidinggevende: minder invullen, meer bevragen
Het overleg kantelt pas echt als de leidinggevende ander gedrag laat zien. Niet minder aanwezig, maar anders aanwezig.
Een eenvoudige maar effectieve verschuiving: beantwoord niet direct de vraag die aan jou gesteld wordt. Leg hem eerst terug. Wie heeft hier al over nagedacht? Wat is jouw voorstel? Wat heb je al geprobeerd? Dat zijn vragen die eigenaarschap oproepen in plaats van vervangen.
Dat vraagt lef. Want het is verleidelijk om even snel de oplossing te geven en door te gaan. Maar elke keer dat je dat doet, bevestig je onbedoeld dat het overleg draait om jou. Meer over deze dynamiek lees je in ons artikel over de randvoorwaarden voor eigenaarschap.
Maak concreet wat eigenaarschap hier betekent
Veel teams spreken over eigenaarschap alsof iedereen hetzelfde bedoelt. In het overleg blijkt dan snel dat dit niet zo is. Voor de een betekent het initiatief nemen, voor de ander afspraken nakomen, en voor een derde kritisch meedenken.
Maak het daarom observeerbaar. Niet: ‘we missen eigenaarschap’, maar: ‘actiepunten worden niet teruggekoppeld’, ‘knelpunten komen pas op tafel als de deadline al in gevaar is’, ‘bij lastige onderwerpen kijken we direct naar de leidinggevende’.
Zulke formuleringen maken gedrag bespreekbaar zonder meteen op de persoon te spelen. En ze geven het team iets om op te sturen.
Borging zit in ritme, niet in een goed gesprek
Een goed gesprek over eigenaarschap is waardevol. Maar de echte test zit in de weken erna. Valt het team terug zodra de druk oploopt? Dan was er aandacht, maar nog geen borging.
Reserveer daarom structureel een paar minuten in elk overleg om te bespreken waar eigenaarschap zichtbaar was en waar het weglekte. Niet als evaluatieformulier, maar als normaal onderdeel van het overleg. Juist de herhaling maakt het verschil.
Houd afspraken klein en toetsbaar. Geen brede voornemens, maar concrete werkafspraken die je in het volgende overleg kunt beoordelen. Kleine gedragsafspraken maken voortgang zichtbaar. Grote ambities verdwijnen in de waan van de dag.
Eigenaarschap verankeren in werkoverleg: begin volgende maandag
Je hoeft niet te wachten op een training of een reorganisatie. Eigenaarschap verankeren in werkoverleg begint bij het eerstvolgende overleg.
Stel jezelf drie vragen. Lokt de manier waarop we vergaderen het gedrag uit dat we zeggen te willen zien? Weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt? En wat doen wij als leidinggevende als het team verantwoordelijkheid teruggooit?
Als je daar eerlijk op antwoordt, weet je precies waar je kunt beginnen.
In de Teamtraining Eigenaarschap en Proactiviteit en de training Leidinggeven aan Eigenaarschap werken teams en leidinggevenden aan precies dit: eigenaarschap niet als abstract ideaal, maar als concreet gedrag in de eigen praktijk. Inclusief het werkoverleg.
Pieter van der Haak beschrijft in Wie zorgt dat het goed komt? welke randvoorwaarden eigenaarschap mogelijk maken en hoe je die als leidinggevende concreet invult.