Waarom actiepunten niet worden afgevinkt

Waarom worden de actiepunten van ons teamoverleg nooit afgevinkt?

Het heeft ons een tijdje beziggehouden; de actiepunten die steeds terugkomen op onze teamoverleg. Hoe komt dat toch? Waarom staan nog steeds dezelfde actiepunten op de agenda? Het zette ons aan het denken; we zijn vast niet de enige. We hebben daarom 8 redenen op papier gezet over waarom actiepunten steeds terug keren. Herken je ze? Lees dan ook even de 8 tips (waar we nu zelf ook hard aan werken!):

8 redenen voor terugkerende actiepunten op het teamoverleg:

1. Onrealistisch timemanagement van de teamleden. Het is niet haalbaar, maar dat wil je niet erkennen.
2. Gedeelde verantwoordelijkheid (“Ik dacht dat jij het zou doen…”)
3. Slecht voorbeeldgedrag van de teamleider
4. Sociaal wenselijk gedrag, het gevoel dat je ‘ja’ moet zeggen dus dat doe je dan maar
5. Geen aanspreekcultuur, de teamleden zijn te lief voor elkaar
6. Onnodige vroeg geprogrammeerd, er is nog geen urgentie
7. Actielijstjes worden er vaak pas vlak voor de vergadering bij gepakt, nog ‘snel’ even afhandelen
8. Actiepunten worden niet vol overgave, bewustwording en betrokkenheid vastgesteld!

Wat kun je doen? 8 Tips voor een effectiever teamoverleg

Vraag bij ieder punt:

• Maak de afweging of het actiepunt belangrijk genoeg is en de aandacht verdient. Heb als team scherp dat de actie iets bijdraagt/oplevert.  Draagt het bij aan doelstellingen van het team?
• Check of het echt zo snel moet of dat het misschien ook later kan.
• Zorg dat duidelijk is wie het gaat doen en wat hij eventueel nog nodig heeft en van wie om de klus echt voor elkaar te krijgen.
• Maak een eindscore per vergadering: hoeveel procent van de actiepunten zijn afgetikt? Evalueer dit aan het eind en vergelijk de score met de vorige vergadering
• Schrap actiepunten die niet zijn gebeurd onder het mom ‘was dus kennelijk niet belangrijk genoeg’
• Als een teamlid zijn acties niet heeft afgehandeld trakteert hij op taart (of iets gezonds!)
• Check bij ieder niet nagekomen punt of dit voorzien had kunnen worden om hier vervolgens iets van te leren.
• Beloon afgeronde actiepunten met een High five! Zie het als een doelpunt die iemand heeft gescoord voor het team

Veel succes!