Waarom worden de actiepunten van ons teamoverleg nooit afgevinkt?
Het heeft ons een tijdje beziggehouden; de actiepunten die steeds terugkomen op onze teamoverleg. Hoe komt dat toch? Waarom staan nog steeds dezelfde actiepunten op de agenda? Het zette ons aan het denken; we zijn vast niet de enige. We hebben daarom 8 redenen op papier gezet over waarom actiepunten steeds terug keren. Herken je ze? Lees dan ook even de 8 tips (waar we nu zelf ook hard aan werken!):
8 redenen voor terugkerende actiepunten op het teamoverleg:
- Onrealistisch timemanagement van de teamleden. Het is niet haalbaar, maar dat wil je niet erkennen.
- Gedeelde verantwoordelijkheid (“Ik dacht dat jij het zou doen…”)
- Slecht voorbeeldgedrag van de teamleider
- Sociaal wenselijk gedrag, het gevoel dat je ‘ja’ moet zeggen dus dat doe je dan maar
- Geen aanspreekcultuur, de teamleden zijn te lief voor elkaar
- Onnodige vroeg geprogrammeerd, er is nog geen urgentie
- Actielijstjes worden er vaak pas vlak voor de vergadering bij gepakt, nog ‘snel’ even afhandelen
- Actiepunten worden niet vol overgave, bewustwording en betrokkenheid vastgesteld!
Vrijblijvend
Wat kun je doen? 8 Tips voor een effectiever teamoverleg
Vraag bij ieder punt:
- Maak de afweging of het actiepunt belangrijk genoeg is en de aandacht verdient. Heb als team scherp dat de actie iets bijdraagt/oplevert. Draagt het bij aan doelstellingen van het team?
- Check of het echt zo snel moet of dat het misschien ook later kan.
- Zorg dat duidelijk is wie het gaat doen en wat hij eventueel nog nodig heeft en van wie om de klus echt voor elkaar te krijgen.
- Maak een eindscore per vergadering: hoeveel procent van de actiepunten zijn afgetikt? Evalueer dit aan het eind en vergelijk de score met de vorige vergadering
- Schrap actiepunten die niet zijn gebeurd onder het mom ‘was dus kennelijk niet belangrijk genoeg’
- Als een teamlid zijn acties niet heeft afgehandeld trakteert hij op taart (of iets gezonds!)
- Check bij ieder niet nagekomen punt of dit voorzien had kunnen worden om hier vervolgens iets van te leren.
- Beloon afgeronde actiepunten met een High five! Zie het als een doelpunt die iemand heeft gescoord voor het team
Veel succes!