Inchecken als eerste stap bij het teamoverleg

5 redenen voor inchecken bij een effectief overleg

Ken je dat? Je begint het teamoverleg, kijkt eens rond en het valt je op dat sommige teamleden nog wat dromerig voor zich uit zitten te staren. Ze zijn weliswaar fysiek aanwezig, maar zijn ook mentaal hier? Nee dus, want we zijn vergeten om eerst even in te checken.

Een prettig en constructief overleg ontstaat als er goede gesprekken op gang komen. En daarvoor is het belangrijk dat iedereen 100 procent aanwezig is. Je wilt samen toch informatie te delen, een mening vormen of besluiten nemen. En je wilt niet dat mensen daar achteraf nog een keer op terugkomen omdat ze er ‘nog eens over na hebben gedacht’.

Effectief overleggen = meer dan de som der delen

Een goede vergadering moet het gevoel geven dat er iets is bereikt dat meer is dan de som van ieders individuele bijdrage. Toch lukt dit niet altijd. Er zijn meerdere factoren die hierbij een rol spelen en één van deze factoren is aandacht. Des te meer iedereen er met zijn volle aandacht bij is, des te beter verloopt het overleg.

Inchecken in het ‘hier en nu’

Veel mensen hebben het druk, hebben meerdere dingen aan hun hoofd, komen wellicht net uit een ander overleg, of uit een totaal andere situatie waar nog een deel van hun aandacht in is blijven hangen. Om er voor te zorgen dat iedereen helemaal ‘hier’ kan zijn; om los te komen van alles wat de focus op het overleg kan vertroebelen, is het zogenaamde “inchecken” een fantastisch en eenvoudig ritueel.

Het is een eenvoudige procedure dat makkelijk is toe toe te passen in het overleg. Iedere teamlid krijgt even een moment om aan te geven hoe het met hem/haar is. Je kunt hier diverse vragen voor bedenken. Wat we eigenlijk even willen delen met elkaar is: Hoe is het met je en ben je in staat om hier aanwezig te zijn? Er zijn vele varianten op deze vragen te bedenken, maar als je het een paar keer hebt gedaan, dan hoeven deze vragen niet eens meer gesteld te worden. Vind je het wel lastig, gebruik dan onze incheck-dobbelsteen (zie verderop voor een link naar de webshop).

Inchecken is delen van je mindset waardoor je overschakelt naar het hier en nu.

Waarom is inchecken zo belangrijk?

Er zijn meerdere redenen waarom dit zo belangrijk is. Het gaat zoals hierboven gesteld bij inchecken ten eerste om aanwezig zijn. Maar inchecken draagt ook bij aan begrip en verbinding, het zorgt dat iedereen zich gezien voelt, het draagt bij aan wederzijds vertrouwen en het brengt ons terug bij ons volledig mens-zijn in plaats van alleen maar die functionaris.

Kortom; inchecken is een eenvoudig ritueel met een fantastisch rendement.

Aanwezig zijn

Door in te checken zorg je er voor dat je aanwezig bent. Iedereen maakt zich wel eens zorgen over iets wat net voor de vergadering is gebeurd, of wat er later nog zal gebeuren. Door dit te delen met elkaar ontstaat verbinding met het hier en nu. Als je jezelf realiseert wat jou eventueel af kan leiden, wordt het makkelijker om dit even opzij te zetten en je te focussen op het overleg.

Begrip en verbinding

Door in te checken met elkaar stimuleer je wederzijds begrip. Het stimuleert niet alleen het zelfbewustzijn, maar ook het collectieve bewustzijn. Door van elkaar te weten wat er misschien op de achtergrond speelt, realiseren de deelnemers zich dat ze allemaal ook gewoon mens zijn. Het draagt bij aan wederzijds begrip. Ook helpt het soms om te begrijpen waarom iemand een keer wat zwijgzamer is dan normaal of juist wat emotioneler kan reageren.

Juist door van elkaar te weten hoe hij/zij er bij zit, voorkom je dat je elkaar gaat veroordelen.

Iedereen hoort er bij

Door in te checken krijgt iedereen direct vanaf het begin een stem. Soms leidt een bepaalde groepsdynamiek tot een klimaat waarin niet iedereen meer de behoefte heeft, of de veiligheid voelt, om zijn stem te laten horen. Door in te checken, zet je direct vanaf de eerste minuten de toon. Iedereen hoort erbij, en we hebben juist elkaars perspectieven en inzichten nodig om te komen tot de beste beslissingen.

Werken aan vertrouwen

Vertrouwen hangt samen met zogenaamde psychologische veiligheid. Door in te checken ontstaat de mogelijkheid om iets van jezelf bloot te geven. Dit is ook een vorm van kwetsbaarheid tonen. Laten zien dat je ook een mens bent met je sterke en zwakke punten.

Inchecken geeft een prachtige gelegenheid om iets van jezelf te laten zien. Als je je eigen kwetsbare zelf meeneemt naar de vergadering dan zullen anderen ook geneigd zijn om iets van zichzelf te tonen waardoor het wederzijds vertrouwen zal toenemen.

We zijn mens, geen functionaris

Door in te checken herinneren we ons zelf eraan dat we een mens zijn: vaak zijn we opgegroeid of opgevoed met de belemmerende gedachte dat je werk en privé gescheiden moet houden. Maar vanuit P&A het principe van “Eerst het wie, dan het wat”. Of in andere woorden: je moet eerst tot elkaar komen, voordat je tot zaken kan komen.

We zijn allemaal mens. Inchecken herinnert ons hier weer even aan en brengt ons als complete mensen bij elkaar, in plaats van alleen als functionarissen.

Tip: Inchecken opnemen als standaard ritueel

In het begin zal het wat onwennig zijn om bewust in te checken met elkaar. Als wij teams begeleiden dan merken we dat het na zo’n 3 tot 5 keer een nieuwe gewoonte is geworden. Sterker nog, het voelt daarna als een gemis als er direct inhoudelijk wordt begonnen.
Inchecken hoeft niet lang te duren en het verhoogt het rendement van de vergadering zodat de genomen tijd ruimschoots wordt terugverdiend.

Wij trainen teamleden in het ontwikkelen van een effectieve én efficiënte incheckronde. Er zijn namelijk een aantal valkuilen. Denk aan het nemen van te veel spreektijd, te veel doorvragen naar iemand zijn/haar persoonlijke situatie of het geven van ongevraagde adviezen. De centrale bedoeling van inchecken is zorg dragen voor maximale focus op het teamoverleg. Hierdoor wordt zo’n overleg een stuk energieker en productiever.