Hybride Samenwerken; voordelen en valkuilen
Hybride Samenwerken komt meer en meer voor. Toch is het voor veel mensen nog steeds een relatief nieuw fenomeen. Veel HR medewerkers, managers en teams worden uitgedaagd om het zogenaamde hybride werken te faciliteren. Hoe gaan we om met de combinatie van thuis en online met elkaar samenwerken.
Doormiddel van een viertal artikelen praten we je bij over de kunst van het samenwerken in een hybride organisatie. De andere artikelen zijn:
- Twee vragen die je als team moet stellen als je hybride gaat samenwerken
- Hybride samenwerken; vier redenen om snel te beginnen
- 7 belangrijke vragen voor teams die hybride gaan samenwerken
Waarom is hybride werken een ‘ding’?
Sinds de coronacrisis heeft hybride een vlucht genomen. Hele sectoren hebben destijds in zeer korte tijd een omslag gemaakt naar digitaal, naar online meetings. En daarna wilden ze niet meer volledig terug naar het oude omdat het veel opleverde. Een hybride manier van samenwerken is in veel organisaties de toekomst; een combinatie van online en offline met elkaar samenwerken dus. Dit levert voor medewerkers veel voordelen op; hieronder hebben we er vijf op een rij gezet:
- Minder reistijd en/of minder vaak in de file
- Minder tijdverlies door niet-productieve interactie
- Meer productiviteit omdat je ongestoord kunt werken
- Meer vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te delen
- Meer ruimte om tussendoor even wat anders te doen (kinderen ophalen van school, tussendoor sporten, hond uitlaten etc.)
Tijdens de Coronapandemie konden we de omslag maken naar online samenwerken, omdat de meeste hulpmiddelen al voorhanden waren. Razendsnel werd wereldwijd informatie uitgewisseld over welke tools je het beste kon gebruiken. Wie herinnert zich niet de discussie over de privacygevoeligheid van Zoom. Of hoe snel we leerden wanneer je de ‘mute’ knop moet gebruiken? Na die periode stonden veel bedrijven voor de keuze: gaan we terug naar hoe het was, of benutten we dit moment om vanaf nu hybride te gaan werken?
Hybride werken biedt vele voordelen, maar als je het niet goed inregelt met elkaar dan zien we sowieso al direct vijf risico’s met grote negatieve consequenties.
Vijf problemen die ontstaan bij niet goed hybride samenwerken:
Hybride samenwerken en Verwachtingsmanagement
Mijn buurman vertelde mij het volgende:
Ik stuurde vrijdag om 5 uur de definitieve versie van mijn rapport naar een collega. Hij wist dat ik op vakantie ging. Krijg ik dus ’s avonds om 10 uur nog een appje met het verzoek om nog één ding aan te passen.
Mag je elkaar mailen of appen na 5 uur?
En op vakantie? En mag je dan verwachten dat die ander daar ook direct op reageert? Dit is een beetje een extreem voorbeeld, maar op een hele subtiele wijze leidt het hybride samenwerken soms tot verwachtingen over en weer die niet iedereen waar kan of wil maken. Verkeerde verwachtingen is één van de 5 veel voorkomende problemen als het het hybride samenwerken niet goed met elkaar inricht.
Omdat je elkaar gedurende de dag niet even in de ogen kunt kijken, mis je een deel van de informatie die je wel hebt als je alleen maar in een fysieke ruimte gelijktijdig met elkaar samenwerkt. Daarom is het belangrijk om goed met elkaar af te spreken hoe je elkaar op de hoogte houdt. Niet alleen van de voortgang van het werk, maar ook hoe het met je gaat en wat je van elkaar nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Als je dat niet doet, dan loop je het risico dat je steeds hoort dat mensen niet weten wat er van ze verwacht wordt. En dat de resultaten achterblijven.
Hybride samenwerken en houden van overzicht
Doordat mensen elkaar niet meer dagelijks zien -ze zijn soms op kantoor en soms thuis- krijgen ze ook niet alles mee. Dat leidt soms tot problemen. Want collega Henk was op kantoor dus hij heeft iets wél gehoord, maar we waren even vergeten dat collega Simone thuis aan het werk was en dus nog bijgepraat moet worden.
Je ziet elkaar minder, je spreekt elkaar minder en het automatisme om elkaar even kort bij te praten voor een overleg of bij de koffieautomaat is er niet meer. Ook kun je niet meer even makkelijk bij iemand langs lopen om iets te vragen of te vertellen. Voor je het weet krijg je daardoor steeds minder overzicht van wat er gaande is. Je hebt minder beeld bij waar je collega’s mee bezig zijn, minder beeld bij wat jouw leidinggevende van je verwacht en toch verwacht iedereen dat je blijft presteren op het niveau waarop je dat eerder deed. Daarom is overzicht cruciaal en zal je met elkaar moeten bedenken hoe je dat overzicht blijft houden. Doe je dat niet, is de kans groot dat mensen passiever worden en minder eigenaarschap gaan tonen. En dat de resultaten die ze halen onvoldoende op elkaar aansluiten.
Hybride samenwerken en Vertrouwen
Menig leidinggevende heeft zich achter de oren gekrabd toen het bericht kwam dat we allemaal thuis moesten werken: ‘hoe weet ik nu of mijn medewerkers nog wel de prestaties leveren die ik van ze vraag als ik ze niet meer kan zien en controleren?’
Online samenwerken vraagt om vertrouwen en loslaten. Voor de meeste mensen geldt gelukkig dat wanneer ze het vertrouwen krijgen, ze dat niet zullen beschamen. De meeste mensen willen hun werk immers graag goed doen. Voor een leidinggevende betekent het durven loslaten. Vertrouwen geven is meer dan alleen de woorden uitspreken, je moet de mensen ook echt de ruimte geven op het zelf op te pakken. Doe je dat niet en blijf je er teveel bovenop zitten, dan loop je de kans dat mensen geïrriteerd raken en zich defensief gaan opstellen. Hoe meer een manager er bovenop zit, hoe minder medewerkers geneigd zijn om het werk met elkaar af te stemmen, terwijl dat wel zo efficiënt is.
Ook het onderlinge vertrouwen in het team kan beschadigd raken als het hybride samenwerken niet goed is ingeregeld met elkaar. Als je bijvoorbeeld een ‘dingetje’ met iemand hebt dan vind je meestal wel even een informeel moment om er even met een andere collega over te sparren. Niet om te roddelen, maar om even te klankborden; zie ik het goed? Hoe pak ik het aan etc. Teamleden helpen elkaar hierbij in gezonde teams. Maar als je elkaar minder vaak tegenkomt dan kunnen kleine dingetjes ineens groter worden. Er ontstaat soms een onderstroom die je niet kunt zien omdat niet iedereen fysiek aanwezig is. Het vertrouwen in elkaar kan dan soms een stuk minder worden en er ontstaan roddels of een verkeerde beeldvorming.
Wij helpen jou met het bouwen van sterke teams
Hybride samenwerken en de informele organisatie
Toen we nog allemaal bij elkaar in hetzelfde gebouw aan het werk waren, was er een soort onzichtbare orde in de manier waarop je met elkaar omging. Je wist bij wie je waarvoor moest zijn en kon iemand ‘toevallig’ even tegenkomen om iets te regelen. Een groot deel van die informele structuur valt weg als je doorgaat met hybride werken. En dat leidt soms tot onverwachte problemen en strubbelingen. Alles loopt wat stroever, alsof de ‘haarlemmer olie’ uit het systeem is verdwenen.
Daarom is het belangrijk om ook bij hybride werken te zorgen voor voldoende informele contactmomenten. Regel het zo dat mensen elkaar ook af en toe 1 op 1 kunnen treffen. Dat lost niet alles op, maar kan wel helpen om de flow er meer in te houden.
Hoe verdeel je de leuke klussen
Ook als het gaat om het verdelen van leuke klussen of om het maken van promotie speelt de informele organisatie een rol. Veel mensen hebben in het verleden nieuwe kansen gekregen op promotie of een leuke klus doordat ze aanwezig waren en dus direct konden reageren. Maar als je meer hybride samenwerkt krijg je dus niet alles mee. Dan kan het zomaar zijn dat die andere collega er met een leuke klus vandoor gaat omdat hij toevallig wél op kantoor was. Dat is niet eerlijk natuurlijk, maar het gebeurt…
Los zand; geen goede gezamenlijke resultaten
Teamwork wordt beter als je elkaar regelmatig ziet, maar als de helft online is en de andere helft op kantoor zit dan ontstaan er soms zomaar subgroepjes. Het cement tussen alle stenen lost op, de verbindingen verdwijnen, sommige collega’s verdwijnen helemaal uit beeld en van echt teamwork kunnen we niet meer spreken.
Zo zul je merken dat sommige collega’s meer en meer hun eigen ‘feestje’ gaan bouwen. Het zelfcorrigerende mechanisme van het samenwerken in dezelfde fysieke ruimte is er niet meer. Iedereen gaat meer zijn eigen gang. En omdat ze prima weten wat ze doen, kunnen ze aan hun leidinggevende heel goed uitleggen waarom het op die manier moet en niet op de manier die hun collega voorstelt. Hierdoor zie je soms leidinggevenden online heen en weer ‘rennen’ om iedereen uit te leggen wat iemand anders bedoelde. En het vervelende is: als je mensen individueel spreekt, dan lijken ze allemaal gelijk te hebben, met steekhoudende argumenten. Maar aan het eind van de rit komt er niets af, of zijn de resultaten los zand en leveren ze niet op wat de bedoeling was.
Hybride samenwerken; waar beginnen we aan?
Als je bovenstaande risico’s leest dan denk je misschien: moet ik er dan wel aan beginnen of mee doorgaan? Ons antwoord daarop is een volmondig ‘ja’. Als je de risico’s kent, dan kun je er wat aan doen. En er zijn voldoende voordelen die ruimschoots tegen die risico’s opwegen. Daarover lees je in de andere artikelen (zie hieronder)
Steeds meer teams vinden de weg naar hybride vormen van samenwerken. Het biedt veel voordelen voor individuele medewerkers. Daarover lees je meer in de andere artikelen. Maar als je het niet goed regelt met elkaar dan ontstaan er al vrij snel grote problemen.
Wij helpen je graag op weg om het goed met elkaar in te regelen. Direct met elkaar goede afspraken maken is belangrijk om teleurstellingen te voorkomen. Zo ben je snel klaar voor de toekomst en voorkom je een hoop gedoe.
Zijn jullie als team/organisatie klaar voor het hybride werken?
Wij helpen je graag op weg om het goed met elkaar in te regelen. Direct met elkaar goede afspraken maken is belangrijk om teleurstellingen te voorkomen. Zo ben je snel klaar voor de toekomst en voorkom je een hoop gedoe.
Dit zijn onze artikelen over Hybride Samenwerken:
