Slecht nieuws gesprek voeren? 4 belangrijke inzichten!

De mooiste gesprekken?

Een kennis van mij is P&O adviseur geweest en zij vond de mooiste gesprekken de zogenaamde slecht nieuws gesprekken. Iemand vertellen dat hij geen salarisverhoging zou krijgen, dat zijn contract niet verlengd zou worden of dat hij zo slecht functioneert dat hij beter ergens anders een leuke baan kan gaan zoeken. Je zou je kunnen afvragen of die kennis een psychopaat is of een of andere persoonlijkheidsstoornis heeft. Maar dat is niet het geval. Bij navraag bleek dat zij op deze momenten juist een belangrijke toegevoegde waarde had als P&O adviseur. Dan komt het er namelijk echt op aan om de boodschap heel duidelijk, onverbloemd over te brengen en gelijktijdig oplopende emoties op te kunnen vangen. En veel leidinggevenden hebben daar moeite mee. Dus vond de betreffende kennis van mij dat zij hier echt iets kon betekenen.

Slecht nieuws gesprek voeren; Part-of-the-job

Persoonlijk vind ik eigenlijk dat leidinggevenden het zelf moeten kunnen, zo’n slecht nieuws gesprek voeren. Dat is part-of-the-job. Slecht nieuws brengen of andere gesprekken voeren waarbij de emoties hoog op kunnen lopen is niet iets dat je aanleert als vaardigheid. Het vraagt vooral om veel zelfkennis.

Wat we kunnen leren van de politie…

Een vriendin van mij werkt bij de politie en af en toe heeft zij de zware taak om iemand te vertellen dat zijn partner zelfmoord heeft gepleegd. Of dat een kind is overleden in het verkeer. Dat zijn de zwaardere gevallen. Hoe bereid zij zich voor op dit soort gesprekken en wat kunnen we daarvan leren?

Belangrijk bij lastige gesprekken is dat het van persoon tot persoon verschilt over wat een lastig gesprek is. Ik ken een leidinggevende die het al heel lastig vindt om iemand aan te spreken op het feit dat hij zich niet aan een gemaakte afspraak houdt. Maar zij vond het bijvoorbeeld niet moeilijk om tegen haar partner te zeggen dat ze van hem wilde scheiden. Het omgekeerde komt overigens vaker voor. Ik wil maar even aangeven dat iedereen anders aankijkt tegen het voeren van lastige gesprekken. En daar ligt dus juist de sleutel om iets te veranderen. Want of een gesprek lastig is, dat is dus niet zo zeer afhankelijk van de situatie, als wel van de persoon die het gesprek gaat voeren.

Inzicht 1: Overtuigingen bepalen onze emoties

Overtuigingen zijn gedachtes die we als waarheid zijn gaan zien. Bijvoorbeeld de overtuigingen: “Ik mag een ander niet teleurstellen” , “Ik wil niet onaardig overkomen”, “Conflicten zijn per definitie slecht”, “Als er emoties bijkomen dan voel ik met niet op mijn gemak” en “Leidinggevenden moeten zorgen voor hun medewerkers”. Allemaal gedachtes die we misschien als waarheid zien, maar het zijn slechts gedachtes. Het is interessant om bij jezelf te onderzoeken welke gedachtes er voor zorgen dat jij iets lastig vindt. Want als iemand anders eenzelfde gesprek niet lastig vindt, dan zou het wel eens zo kunnen zijn dat hij er andere gedachtes/overtuigingen op nahoudt. En daar zit dus ook een sleutel om er anders mee om te gaan. Onze overtuigingen sturen namelijk sterk onze emoties. Verander je je eigen overtuigingen dan heeft dit invloed op je emoties. “Je gaat het pas zien als je het doorhebt”, aldus Johan Cruijff

Inzicht 2: Behoefte aan controle zorgt voor veel lastige gesprekken

Het is prettig om van te voren een beetje te weten hoe ons leven zo ongeveer verloopt. De meeste mensen vinden het fijn als het leven enigszins voorspelbaar is, dat je niet telkens op je hoede hoeft te zijn voor wat er nu weer staat te gebeuren. We bereiden ons soms goed voor op een gesprek of een vergadering, proberen de ander al vast wat in te schatten om hier tijdig op te kunnen anticiperen. Maar een lastig gesprek is vaak lastig omdat we van te voren niet precies weten hoe die ander gaat reageren. En vooral als de emoties hoog kunnen oplopen dan wordt het nog lastiger om er van te voren een “plan” voor te hebben. Om een lastig gesprek minder lastig te maken, zullen we dus moeten leren omgaan met onzekerheid. Dat vraagt zelfvertrouwen en het lef om los te laten. En gelukkig; ook dat is ontwikkelbaar.

Inzicht 3: Emotionele weerbaarheid vergroten helpt

Zelfvertrouwen groeit als je meer zelfkennis hebt. Als je bij je zelf signalen van stress kunt herkennen en dit kunt reguleren. Een lastig gesprek wordt minder lastig als je emotioneel weerbaarder bent. En dit is goed ontwikkelbaar. Als de ander plotseling begint te schreeuwen, agressief wordt of juist heel erg verdrietig en een huilbui krijgt of misschien juist wel helemaal dichtslaat. Wat doet dat dan bij jou. Hoe beter je dat weet, hoe minder je er een volgende keer tegenop ziet om de “confrontatie” aan te gaan in een slecht nieuws gesprek.

Inzicht 4: Wie is hier probleemeigenaar?

Veelal hebben leidinggevenden de neiging om van iedereen de problemen op de schouder te nemen. Vaak met de beste intenties. En bijvoorbeeld een slecht nieuws gesprek wordt dan extra zwaar als we niet in staat zijn om de gevolgen van het slechte nieuws te reduceren door met een oplossing te komen. Daarom stellen we het soms maar even uit. Maar zoals Mandela ooit sprak: “Je kunt maar beter iemand tijdig teleurstellen.”