Beter samenwerken gaat niet altijd vanzelf als je overstapt op een zelfsturend team
In dit artikel ga ik dieper in op zelfsturende teams. Nu is het de laatste tijd iets minder hip om het over zelfsturende teams te spreken dan een aantal jaren geleden, maar toch zijn er nog veel mensen die het idee hebben dat een zelfsturend team dé ultieme oplossing is om slimmer, efficiënter, beter, klantgerichter en eerlijker samen te werken.
Lees ook: de 10 lessen voor het invoeren van zelfsturende teams
Zelfsturend Team: de oplossing of niet?
Hoe kunnen we het slimmer organiseren. Een belangrijke vraag in veel organisaties. Deze vraag komt niet alleen vanuit de top omdat aandeelhouders klagen over een lagere winst. De wens komt vooral ook van de werkvloer, van de professionals zelf. Professionals die zich niet meer thuis voelen in traditionele organisaties. Organisaties met een sterke hiërarchie en een overkill aan ondersteunende diensten, opgeblazen bedrijfsvoerings -en HRM afdelingen en specialisten die de hele dag nieuwe formulieren bedenken. Dus dan zoek je naar een andere manier en die manier is misschien wel: Het zelfsturende team.
Is Buurtzorg de nieuwe blauwdruk?
Jos de Blok richtte in 2006 samen met zijn vrouw Buurtzorg Nederland op. Zijn drive was om de wijze waarop de zorg werd verleend weer terug te brengen bij de zorgverleners zelf. Hiertoe begon hij een netwerkorganisatie waarin buurtzorgteams autonoom en zonder management zorg verlenen. Een buurtzorgteam bestaat uit (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden. Zo’n team levert wijkverpleging in een buurt van ca. 10.000 inwoners. Ze werken nauw samen met andere zorgverleners.
De werkwijze van Buurtzorg is erop gericht cliënten en hun mantelzorgers te ondersteunen in hun zelfstandigheid en zelfredzaamheid. De buurtzorgteams bepalen de eigen doelen, werkwijze en bijdragen van de leden. De teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor taken en activiteiten en ze coördineren zichzelf.
“Buurtzorg kenmerkt zich door het ontbreken van managementfuncties en hiërarchie. Door de inzet van gebruiksvriendelijke ICT weten ze de administratie tot een minimum te beperken. Daarnaast is er volop mogelijkheid voor het volgen van een opleiding en intercollegiale kennisuitwisseling. We willen onze mensen alle ruimte bieden om hun vak goed uit te kunnen oefenen”, aldus De Blok.
“Zelfsturend team? Bij ons werkt dat niet”
Waarin onderscheidt Buurtzorg zich van anderen? Juist zij werken met zelfsturende teams en er zijn geen “managers”. Als je hier even simpel naar kijkt dan zijn er twee reacties mogelijk:
- Dat gaan wij ook doen.
- Bij ons werkt dat niet.
Beide reacties zijn begrijpelijk, maar tamelijk ongenuanceerd. De eerste reactie wil zeggen dat je de principes van Buurtzorg Nederland als een nieuwe blauwdruk wil implementeren in een bestaande organisatie. Maar dat gaat nooit werken omdat je in bestaande organisatie een geschiedenis hebt waarin mensen zijn opgegroeid in een bepaalde werkwijze. Er is een al een systeem en er zijn al mensen die zich tot nu toe gewend zijn om in dit systeem te werken.
Vergelijk het met de wilde tomaat, waarover hieronder meer…
De tweede reactie is een natuurlijke vorm van weerstand, je overdrijft de verschillen tussen jouw organisatie en die van Buurtzorg Nederland. Maar het is vooral de kunst om te kijken naar wat voor jou werkt en niet direct het concept Zelfsturing te verwerpen, danwel het zomaar te willen “implementeren”. Om met dat laatste te beginnen, laten we even kijken waarom dit tot teleurstelling zal leiden aan de hand van de wilde tomaat.
De wilde tomaat als voorbeeld
Tomaten die wij vandaag de dag eten lijken in de verste verte niet op de oorspronkelijke tomaten. In een periode van een paar duizend jaar zijn wij door voortdurende mutaties en aanpassingen inmiddels vertrouwd geraakt met een tomaat die mooi rond is. Overal dezelfde kleur heeft, tamelijk groot is en in kassen wordt gekweekt. Heel iets anders dan de tomaat die de Spaanse veroveraar Hernàn Cortèz op het schiereiland Yukathan (Mexico) aantrof in 1519.
De tomaat van vandaag wordt groen geplukt zodat ze makkelijk te transporteren is. Vervolgens wordt de tomaat in het magazijn door middel van ethyleengas geforceerd om rood te worden. (bron: Jo Robinson; Supergroente en Powerfruit). Hiermee lijkt het op een rijpe tomaat, terwijl dit voedings-technisch overigens niet het geval is.
Stel je nu eens voor dat er iemand is die naar Peru of Mexico afreist om in de bergen te gaan zoeken naar de originele tomaat. Tomaat zoals tomaat is bedoeld. En deze persoon slaagt er in om de originele wilde tomaat te gaan kweken. Misschien wel daar in de bergen op 1500 meter hoogte. En stel dat de consument deze tomaat gaat kopen en dat hij ontdekt hoe heerlijk deze tomaat smaakt. Bovendien tonen voedingsdeskundigen aan dat deze originele tomaat vele malen gezonder is dan de gemuteerde versie die we tegenkomen in de supermarkt.
Denk jij dan dat je bijvoorbeeld als Nederlandse kweker in staat bent om van de één op de andere dag in jouw gecultiveerde omgeving tomaten te leveren van dezelfde bijzondere kwaliteit? Natuurlijk niet, want je hebt nog steeds diezelfde kas en je hebt zaden van tomaten van een heel ander ras.
Zelfsturend team; Je kunt niet ineens het roer omgooien
“Jos de Blok begon met een idee en zocht daar de juiste mensen bij”
Mensen die gewend zijn te werken in een traditionele organisatie kan je zien als gekweekte tomaten. En het lukt je niet om het roer ineens om te gooien. Jos de Blok begon met een idee en zocht daar de juiste mensen bij. Maar in de meeste organisaties zijn er al mensen, en deze mensen zijn gecultiveerd in een bepaalde manier van doen. Hoe krijg je daar dezelfde kwaliteit als die van de wilde tomaat van Jos de Blok? Het moet groeien, er is tijd voor nodig, je moet het laten gebeuren en je moet bepaald gedrag in het hogere management loslaten.
(N.B. Momenteel zijn er ontwikkelingen gaande waarbij men kijkt hoe de originele tomaat weer kan worden gekruist met de eeuwenlang gemuteerde tomaat. Hierdoor ontstaan een soort hybride tomaten. Een idee?)
Welke intenties heb jij?
Onderzoek door Rijnconsult wees uit dat het invoeren van zelfsturende teams hoog op de management-agenda staat in veel bedrijven en instellingen. Gelijktijdig blijken veel organisaties te worstelen met de invoering én met het werkend krijgen van deze zelfsturende teams.
Het onderzoek, gebaseerd op 37 case studies en 165 respondenten in Europa, wijst uit dat er veel aandacht wordt besteed aan het werkend krijgen van het team, maar dat men vaak voorbijgaat aan de context waarin het team moet opereren. Hierdoor worden alsnog niet de beoogde resultaten bereikt. De relatie met de organisatie, de hiërarchie en andere teams alsook de werkomgeving spelen namelijk volgens het bureau een minstens zo belangrijke rol.
Zelfsturende teams als een nieuw kunstje
“Zelfsturing ‘implementeren’ is eigenlijk vloeken in de kerk”
Hieruit kan je voorzichtig concluderen dat zelfsturing helaas vaak wordt gezien als een nieuw kunstje van de directie. Een kunstje dat snel even snel moet worden geïmplementeerd. Op deze manier bezuinig je gelijktijdig een managementlaag weg dus dat levert natuurlijk ook direct een flinke kostenbesparing op.
Zelfsturing “implementeren” is eigenlijk vloeken in de kerk. De essentie van zelfsturing is namelijk dat mensen zelf verantwoordelijk zijn voor de manier waarop ze hun werk organiseren. Door het te willen implementeren maak je dus direct een beginnersfout want implementeren is eigenlijk een modewoord voor invoeren of om een Oudhollands woord te gebruiken: bewerktuigen. Je bedenkt eerst een plan en vervolgens zorg je dat dit plan wordt ingevoerd.
Typisch old-school management waarbij het hogere management iets bedenkt en vervolgens moet het worden ingevoerd op de werkvloer. En dat is in essentie dus geen zelfsturing. Zelfsturing betekent dat mensen zelf kunnen bepalen hoe ze hun werk organiseren, anders is het geen ZELFsturing. De vraag is: met welke intenties wil “de directie” of de afdeling HRM de keuze maken voor zelfsturende teams?
Ben jij trainer of (team)coach?
Zelfsturende teams zijn niet dé oplossing!
Het invoeren van zelfsturende teams is dus niet altijd dé oplossing. Werken vanuit zelfsturende teams is bij Buurtzorg een adequaat middel gebleken om zorg te dragen voor optimale buurtzorg en maximaal tevreden medewerkers. Maar het is een middel, niet meer dan dat. Daarmee zou het dus ook niet goed zijn om dit middel 1:1 te willen “implementeren” in jouw organisatie, want misschien is het middel wel erger dan de kwaal.
De eerste vraag die je jezelf moet stellen als je overweegt te kiezen voor zelfsturende teams is: Wat wil je bereiken en welke middelen zijn er nog meer, naast het invoeren van zelfsturende teams?
