Teamuitje zinvol of niet?

Checklist voor een zinvol Teamuitje

In dit artikel kijken we kritisch naar teamuitjes. Want hoe gezellig het ook kan zijn, het voegt niet altijd iets toe. Althans het draagt niet altijd echt bij tot een betere manier van samenwerken. Als dat niet het doel is, dan is dat natuurlijk helemaal prima. Maar soms wil je een teamuitje met impact. Je wilt dat het teamuitje zinvol bijdraagt aan een betere manier van samenwerken. Als dat zo is, lees dan verder want we hebben een mooie checklist gemaakt hiervoor.

Meerwaarde van een “normaal” teamuitje is nihil

“Meestal gaan dezelfde mensen met dezelfde mensen aan tafel zitten”

Wat levert een fiets-puzzeltocht of de jaarlijkse barbecue eigenlijk op? Wat is de meerwaarde van zo’n teamuitje? Meestal gaan dezelfde mensen met dezelfde mensen aan tafel zitten. De gesprekken zijn over het algemeen tamelijk oppervlakkig want het moet wel gezellig blijven en de vraag is wat nu echt leuk is. Met je vrienden er op uit trekken of met je collega’s. Hoe belangrijk is zo’n teamuitje nu eigenlijk en wat wil je er mee bereiken? Zou je er meer uit kunnen halen misschien? Kan een teamuitje ook echt bijdragen aan bijvoorbeeld betere samenwerking op de werkvloer, meer wederzijds begrip of een sterker gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap?

Geen vijfgangenmenu meer!

Ja dat kan zeker, maar ga dan niet karten of paintballen. Ook een vijfgangenmenu is niet nodig, want dan zit iedereen gewoon de hele avond naast dezelfde mensen aan dezelfde tafel. Ga iets anders doen en bedenk een teamuitje dat echt impact heeft.

En daar zijn veel mogelijkheden voor. Om je te helpen hebben wij een checklist gemaakt met tien voorwaarden voor een teamuitje met Impact.

Checklist voor een zinvol Teamuitje

• Bepaal eerst je doel
• Kies een omgeving waar je echt onder elkaar bent
• Doorbreek rituelen
• Challenge by choice
• Stel het niet verplicht
• Vertel van te voren alleen wat echt nodig is
• Maak de link naar de werkpraktijk
• Zorg voor mooie metaforen
• Laat het begeleiden door een professional
• Zorg voor een veilige omgeving

1. Bepaal eerst het doel van het teamuitje

Waarom organiseer je een teamuitje? Om iets te willen veranderen, of om gewoon samen een leuke tijd te hebben. Om iets te vieren of om samen plannen te maken, omdat je het gewoon ieder jaar doet of omdat je dit jaar elkaar echt beter wilt leren kennen? Veel gebruikte doelen voor een teamuitje met impact zijn bijvoorbeeld; het versterken van de onderlinge banden, realiseren dat we samen meer kunnen dan iedereen alleen, verbeteren van de samenwerking, leren inzetten van elkaars aanvullende kwaliteiten, elkaar leren aanspreken, verbeteren van de sfeer of kijken hoe het team kan bijdragen aan ieders werkplezier en effectiviteit. Dit bereik je door een teamuitje te organiseren met impact. Niet met een etentje of een middagje paintballen.

2. Kies een omgeving waar je echt onder elkaar bent

De omgeving is erg belangrijk. Even weg van de dagelijkse werkplek om te voorkomen dat we tussen de bedrijven door toch even wat andere dingen gaan doen. Maar niet in een groot hotel met veel andere gasten. De beste teamuitjes met impact organiseren je op een locatie waar jullie echt even onder elkaar kunnen zijn. Geen verstoringen van de buitenwereld, geen afleidingen, maar concentratie en focus op elkaar en op het team. Zoek iets waar je onder elkaar bent, alsof je even op een onbewoond eiland zit. En bovendien een omgeving met wat natuur. Het is natuurlijk niet voor niets dat we zelf vaak in het mooie Twente zitten met onze klanten. De natuur is in Twente prachtig, rustgevend en geeft de juiste energie voor het optimale teamuitje met impact.

3. Doorbreek rituelen

Zoals hierboven al aangegeven gaan bij normale teamuitjes de mensen altijd bij bekende anderen aan tafel zitten. Een Teamuitje met Impact is bedoeld om de blik binnen het team te verruimen. Dit doe je door bijzondere ervaringen aan te bieden, maar ook door patronen te doorbreken. Schud het kussen op en zorg ervoor dat mensen zich niet vast kunnen houden aan patronen die ze kennen van alle eerdere teamuitjes die ze hebben meegemaakt. Wil je iemand die altijd “de clown” uithangt wederom weer in deze rol zien, of is het juist leuk om je collega nu een keer op een heel andere manier te leren kennen? Het is maar een voorbeeld. Een teamuitje heeft impact als het voor iedereen een nieuwe ervaring is waarmee het kussen echt wordt opgeschud.

“Wil je iemand die altijd “de clown” uithangt wederom weer in deze rol zien,
of is het juist leuk om je collega nu een keer op een heel andere manier te leren kennen?”

4. Challenge by choice

Kies je voor een teamuitje met impact waarbij de nodige ervaringen worden aangeboden? Geef ieder individueel teamlid dan zelf de keuze vrijheid om ergens aan deel te nemen of niet. Het vraagt soms nog meer moed om “nee” te zeggen dan om gewoon maar mee te doen met de groep. Wij zullen er altijd voor waken dat de groep druk uitoefent op individuele teamleden. Daar ligt een belangrijke toegevoegde waarde van de teamcoach. We zorgen voor een veilige omgeving waarbinnen mensen zichzelf mogen zijn en eigen verantwoordelijkheid dragen. Dit draagt ertoe bij dat een teamuitje met impact een topervaring wordt voor iedereen en dat niemand na afloop zich gemanipuleerd zal voelen of in een positie gedrukt waar hij zich niet prettig bij voelt.

5. Stel het niet verplicht

Een teamuitje met impact is bedoeld voor iedereen die wil investeren in betere teamprestaties. Een ‘normaal’ teamuitje is dat niet. Als mensen niet meegaan met het jaarlijkse etentje dan wil dat niet zeggen dat ze niet willen investeren in de teamprestaties. Er kunnen heel andere redenen meespelen. Bij een teamuitje met impact is het primaire doel dat je investeert in de samenwerking. Als iemand dan beslist om niet mee te gaan dan is dat prima. Hiermee wordt duidelijk waar de persoon in wil investeren en waarin niet.

“Door mensen verplicht te stellen om mee te gaan,
voorkom je eigenlijk dat er een goed gesprek gevoerd wordt”

Het is de kunst voor de leidinggevende om met de ‘afhakers’ het gesprek aan te gaan. Deze dialoog moet niet gericht zijn om mensen te verplichten om mee te gaan, maar moet er op gericht zijn om te achterhalen wat de reden is om weg te blijven, want hier zit juist een aangrijpingspunt om de onderstroom te pakken te krijgen. Om het echte gesprek met elkaar aan te gaan. En dan kan dit uiteindelijk leiden tot een heroverweging, maar het kan ook zijn dat je tijdens dit gesprek er achter komt dat de ‘afhaker’ feitelijk niet goed in het team past. Dit is informatie waar je iets mee kunt doen. Door mensen verplicht te stellen om mee te gaan voorkom je eigenlijk dat er een goed gesprek gevoerd wordt. Je hebt niets aan deelnemers in een teamuitje die meedoen omdat het moet. 

6. Vertel van te voren alleen wat echt nodig is

Mensen zijn altijd goed in staat om van te voren allerlei apen en beren te bedenken of om weerstand te organiseren. Als je van te voren aankondigt dat jullie gaan “vuurlopen” bijvoorbeeld dan zullen veel mensen zeggen; dat doe ik echt niet hoor, grote onzin, aan mijn lijf geen Tsjakka! En als ze eenmaal hun standpunt hebben ingenomen dan is het lastig om ze hier weer van af te brengen en ze met een open mind een ervaring in te laten gaan.

“Juist de open mind zorgt ervoor dat de mensen een sterkere ervaring meekrijgen en authentiek reageren”

Door niet te veel te vertellen voorkom je de teamleden al allerlei beelden hebben over wat er gaat gebeuren en hoe ze willen reageren. Het is natuurlijk wel handig om van te voren even aan te kondigen of er bijvoorbeeld wandelschoenen nodig zijn, maar vertel nooit alle details van te voren. Juist de open mind zorgt ervoor dat de mensen een sterkere ervaring meekrijgen en authentiek reageren. En deze authenticiteit maakt dat we elkaar als teamleden echt goed leren kennen.

7. Maak tijdens een zinvol teamuitje de link naar de werkpraktijk

Mensen leren door te doen, te ervaren, te voelen en vervolgens door hierop te reflecteren. Wat heb je meegemaakt en wat kan je hier voor jezelf aan lessen uit destilleren. Wat betekent dit voor jou in de dagelijkse werksituatie?

Korte momenten van reflectie
Als je deze belangrijke stappen overslaat dan integreer je niet de lessen in je eigen systeem. Vanuit de leercyclus van Kolb weten we hoe belangrijk het is om te reflecteren en conclusies te trekken. Bij gewone teamuitje blijft dit meestal achterwege. Een teamuitje heeft pas écht impact als je dit wel en heel bewust samen met de team doet. Dat vraagt om enkele korte momenten van reflectie, de juiste vragen stellen, spiegelen en confronteren en samen tot conclusies komen. In deze reflectiefase van een teamuitje met impact ligt duidelijk de toegevoegde waarde van teamcoach.

8. Zorg voor mooie metaforen tijdens het teamuitje

Een metafoor is iets wat later kan worden gebruikt als ankerpunt om het team op koers te houden of om de deelnemers te laten terugdenken aan het gevoel wat men had tijdens het teamuitje met impact. Een metafoor is iets wat makkelijk weer teruggehaald kan worden in ons geheugen.

Wat je niet voelt, onthoud je niet
Wat weet je bijvoorbeeld nog van de laatste keer dat jullie een teamuitje hadden? Je weet niet meer waarover je hebt gesproken tijdens het eten, maar als jullie daadwerkelijk iets hebben ervaren, iets hebben gevoeld dan weet je dat nog wel. Onze opvatting is; wat je niet voelt, onthoud je niet. Dus zorg er voor dat je iets meemaakt wat je makkelijk later terug kunt halen. Onze teamuitjes met impact zijn altijd bedoeld om samen ervaringen op te doen met daarbij een duidelijke vertaalslag naar de werksituatie. Hierdoor blijft dit goed hangen. Een dagje praten ben je zo weer kwijt, een dagje fietsen of een paar uurtjes karten ook. Het gaat om de combinatie van ervaren, voelen en duiden. En vergeet niet dat ook foto’s van hetgeen je hebt meegemaakt mooi ergens in het bedrijf kunnen komen te hangen als een blijvende fysieke herinnering aan de muur.

9. Laat het teamuitje begeleiden door een professional

Tegenwoordig zien we steeds meer escaperooms opduiken. Het mooie van een escaperoom is dat het spannend is, uitdagend en je hebt elkaar nodig om tot een oplossing te komen. Een escaperoom levert dan ook veel ervaringen op die je kunt gebruiken om er als team iets van te leren. Maar het leereffect ontstaat pas als je hier ook serieus de tijd voor neemt.

Een professionele teamcoach kan samen met de teamleden het goede gesprek aangaan. Door de juiste vragen te stellen destilleert hij in samenwerking met de deelnemers de lessen die gebruikt kunnen worden in het dagelijkse werk. Hiermee wordt een escaperoom veel meer dan een leuk teamuitje. Maar dat vraagt wel de juiste mindset voordat de deelnemers erin stappen en de juiste vragen na afloop.

10. Zorg voor een veilige omgeving

“Zorg er voor dat het teamuitje voor iedereen een moment is waarin hij zichzelf kan en mag laten zien. Als dit lukt dan is de kans groot dat het later op de werkvloer ook gaat lukken.”

Zoals vermeld bij punt 4 gaat het erom dat mensen zich veilig voelen. Daar ligt ook de toegevoegde waarde van een teamcoach. Maar veiligheid betekent ook dat we elkaar op een positieve manier aanspreken. Dat we niet in het oordelen schieten en als dat wel zo is, dat er iemand bij is die het gesprek weer in goede banen weet te leiden. Soms speelt er van alles in de onderstroom binnen een team. Dat voelen we, dat merken we, maar soms is het lastig om het te benoemen.

Door een professionele begeleiding kun je tijdens het teamuitje echt impact creëren, namelijk door te benoemen wat er is en dit op een veilige manier aan de orde te stellen en het goede gesprek hierover te voeren. Zorg er voor dat het teamuitje voor iedereen een moment is waarin hij zichzelf kan en mag laten zien. Als dit lukt dan is de kans groot dat het later op de werkvloer ook gaat lukken. 

Een team is pas een team als iedereen zichzelf kan zijn, zich veilig voelt en zijn talenten optimaal kan inzetten voor het gezamenlijke doel.